۴ توصیه‌ی رایج بهبود بهره‌وری که اتفاقاً چندان هم خوب نیستند
سال‌هاست توصیه‌های بسیاری را با برچسب «امتحان پس داده» از متخصصین بهبود بهره‌وری شنیده‌اید. اما حقیقت این است که: اکثر این توصیه‌ها در عمل برای همه کارساز نیستند. بسیاری از «بهترین» توصیه‌های بهره‌وری برای بسیاری از افراد هیچ تاثیری بر بهره‌وری‌شان ندارند. در این مقاله سعی داریم دلیل عدم کارایی این توصیه‌ها را شرح دهیم و بگوییم که به جای آن‌ها چه کارهایی می‌توانید انجام دهید.
۱. «سر صبح ایمیلتان را چک نکنید»
قابل درک است که چرا چنین توصیه‌ای مناسب به نظر می‌رسد: خواندن و جواب دادن به ایمیل‌ها می‌تواند کل صبحتان را خراب کند و از برنامه عقبتان بیندازد (خودتان بهتر می‌دانید دیگر، وقتی ۱۵ دقیقه ایمیل خواندن می شود ۴۵ دقیقه – و یک مرتبه می‌بینید دیرتان شده است). اما، در بسیاری از زمینه‌های کاری، اعتنا نکردن به اتفاقات شب گذشته خیلی سخت است – حتی برای چند ساعت. به زبان دیگر: این توصیه مناسب زندگی‌هایی که به سرعت در جریان هستند نیست. اتفاقاً، شاید اضطرابتان موقع رفتن به محل کارتان را هم افزایش بدهد.
راه حل
ایمیل‌ها را صبح اول وقت چک کنید، اما اگر بیش از یک دقیقه وقتتان را می‌‌گیرند جوابشان را ندهید. ایمیل‌هایی که جوابشان «بله» یا «خیر» است و یا آن‌هایی که می‌توانید برای شخص دیگری بفرستید تا آن‌ها را پیگیری کند، مشکلی نخواهند داشت. اما هر چیزی که بررسی و پاسخی طولانی نیاز دارد ممنوع است. این ایمیل‌ها را با تیک خوانده نشده مشخص کنید و هر موقع وقت بیشتری داشتید به سراغشان بروید. حتی از این هم بهتر، می‌توانید به لیست اقدامات خود اضافه‌شان کنید و مطمئن باشید به موقع انجامشان خواهید داد.
بررسی و بالا و پایین کردن ایمیل‌ها در ساعات اولیه‌ی روز استفاده‌ی مناسبی از زمان خواهد بود، حتی اگر آن لحظه فرصت پاسخ‌گویی نداشته باشید. به این ترتیب، قبل از پاسخ‌گویی مدتی در ذهنتان نگهشان خواهید داشت و این عالی است.
۲. «سخت‌ترین کار را اول انجام دهید»
این هم یک استراتژی منطقی به نظر می‌رسد. اما مشکلش اینجاست که بعضی اوقات سخت‌ترین کار شدیداً زمانتان را خواهد کشت. اگر برنامه‌ریزی نکرده‌اید و زمان و منابع و انرژی لازم برای این کار را کنار نگذاشته‌اید ممکن است به بیراهه بروید. چنین استراتژی‌ای می‌تواند روز مفیدتان را خراب کند.
راه حل
به جای سر و کله زدن با سخت‌ترین کار روزتان به عنوان اولین کار، با انجام دادن کارهای ساده و کوچک‌تر، اعتماد به نفس خود را بالا برده و ذهنتان را باز کنید. این کار آرام آرام شما را به روز خلاقی که در نظر دارید نزدیک کرده و کاری می‌کند به راحتی جلو بروید.
توصیه‌ی اضافی: کار سختی را که پیش رو دارید به چند قسمت کوچک‌تر تقسیم کنید. برای مثال «نوشتن کتاب» بسیار دلهره‌آور است. پس باید به قسمت‌های کوچکتری از جمله «تحقیق و ایده‌یابی»، «خلاصه‌نویسی برای هر فصل» و «مکاتبه با مدیران برنامه» تقسیم شود.
۳. فقط یک لیست اقدامات درست کنید
خب، به نظر ما هم در آوردن همه چیز از ذهن و آوردنشان روی کاغذ فکر خوبی است. اما داشتن فقط یک لیست برای مراجعه به کارهایی که باید انجام شوند اشتباه بزرگی است. تمرکز بسیار سخت می‌شود و انتخاب کارهایی که باید انجام شوند وسط یک لیست بی‌پایان غیرممکن خواهد بود.
راه حل
وقتی ذهنتان را پاک‌سازی کرده و همه چیز را بیرون کشیدید، لیستتان را به شکلی خاص و قابل انجام بازنویسی کنید. سپس، یک قدم جلوتر رفته و لیستتان را به قسمت‌های مختلفی از جمله «محل کار»، «خانه»، «پروژه‌های جانبی» و … تقسیم کنید.
به این ترتیب، وقتی به لیست خاصی نگاه می‌کنید ذهنتان بازتر شده و لازم نیست وقتی به دنبال نهایی کردن برنامه‌های نشست مطبوعاتی فردا هستید، چشمتان به «انتخاب کادوی تولد مادربزرگ» بخورد. هر وقت آماده‌ی انجام کارهای شخصی‌تان بودید، کادوی مادربزرگ را هم انتخاب خواهید کرد. جدا کردن لیست‌های اقدامات به تمرکز بسیار بالاتر روی کارهایی که باید هر چه سریع‌تر انجام شوند کمک شایانی خواهد کرد.
۴. «چند کار را با هم انجام ندهید»
بله. شاید این توصیه را بارها و بارها از زبان بسیاری از افراد شنیده باشید – اما راستش را بخواهید، آن قدرها هم توصیه‌ی دقیقی نیست. آدم‌های زیادی را دیده‌ایم که استاد انجام چندین کار با هم هستند و می‌توانند پروژه‌های مختلفی را همزمان پیش ببرند. اتفاقاً استرس ناشی از این تصمیم می‌تواند بهره‌وری‌تان را بیشتر و بیشتر کند. برای مثال، تا حالا دقت کرده‌اید که وقتی باید مقدار مشخصی از کارتان را در زمانی محدود انجام دهید، هر طور شده برایش راهی پیدا می‌کنید؟ حتی اگر لازم باشد، حاضرید دو کار را همزمان انجام دهید.
راه حل
گزینشی عمل کنید. برای مثال، فاصله‌ی بین خانه و محل کار زمان مناسبی برای گوش کردن به پادکست‌های مورد علاقه‌تان است. درست است که روی کاغذ در حال انجام دادن همزمان دو کار هستید اما منابع و امکانات لازم برای این دو کار، یکسان نیستند. یعنی، راه رفتن و گوش دادن راهی مفید برای انجام دو کار همزمان است چرا که این دو کار مکمل همدیگر هستند. اما، دو کار مثل صحبت با تلفن و نوشتن ایمیل گزینه‌های مناسبی برای انجام همزمان چند کار نیستند چرا که تقسیم کردن ذهن بین این دو کار سخت خواهد بود.
یادتان باشد، این که نکته‌ای به عنوان «بهترین توصیه‌ی موجود» معروف شده است به این معنی نیست که الزاماً بهترین توصیه برای شما هم خواهد بود. پس با خیال راحت چنین توصیه‌های بهره‌وری را که در اینجا بر شمردیم نشنیده گرفته و به جایگزین‌هایی که بالاتر گفته شدند فکر کنید.
منبع: The Muse
به اشتراک بگذارید
پست‌های پیشنهادی
۱۰ جمله غیرمنطقی که رئیسان می‌گویند (و این که به جای آن چه بگویند)![گزارش: اولین دوره مدرسه تابستانی کسب‌وکار شریف]()
گزارش: اولین دوره مدرسه تابستانی کسب‌وکار شریف
چرا استراتژی «بگرد تا بگردیم» یا تبلیغات رقابتی جدیدترین استراتژی بازاریابی است؟![۷ عامل کلیدی موفقیت در یک کسب‌وکار خدماتی]()
۷ عامل کلیدی موفقیت در یک کسب‌وکار خدماتی
عضویت در خبرنامه