پنج صفت اثربخشی ارتباطات میان فردی

شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– اثربخشی یک هدف مهم در ارتباطات برنامه ریزی شده است و در ارتباط با اهدافی که برنامه ریزی ارتباطی برای پیکار معین می کند سنجیده می شود. این اهداف باید با هنجارها و ارزش های رایج همگام باشند.

منظور از اثربخشی در واقع بررسی میزان موثر بودن اقدامات انجام شده برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است.

به عبارتی ساده تر در یک مطالعه اثربخشی، میزان تحقق اهداف اندازه گیری می شود. اما به نظر می رسد برای تعریف مفهوم اثربخشی می‌بایست گامی فراتر نهاد، به این معنا که اثربخشی هنگامی در یک دوره آموزش حاصل خواهد شد که اولا نیازهای آموزشی به روشنی تشخیص داده شود. ثانیا برنامه مناسبی برای برطرف ساختن نیازها طراحی شود. ثالثا برنامه طراحی شده به درستی اجرا گردد و رابعا ارزیابی مناسبی از فرایند آموزش و در نهایت دستیابی به اهداف انجام شود.
 
تعاریفــــی‌‌ از اثربخشــــی:‌
اثربخشی‌ سازمان‌ عبارت‌ است‌ از درجه‌ یا میزانی‌ که‌ سازمان‌ به‌ هدفهای‌ موردنظر خود نائل‌ می‌آید. اثربخشی‌ یک‌ مفهوم‌ کلی‌ دارد. به‌بیان‌ ساده‌تر اثربخشی‌ را می‌توان‌ « انجام‌ کارهای‌ درست » نامید.

اثر بخشی عبارتست از درجه و میزان نیل به اهداف تعیین شده.

به بیان دیگر اثربخشی نشان می دهد که تا چه میزان از تلاش انجام شده نتایج مورد نظر حاصل شده است. در حالیکه نحوه استفاده و بهره برداری از منابع برای نیل به نتایج، مربوط به کارآیی می شود. 

پیتر دراکر معتقد است اثربخشی یعنی انجام دادن کارهای درست. از نگاه دراکر اثربخشی کلید موفقیت سازمان محســــوب می شود

درکتاب فرهنگ جامع واژگان روابط عمومی در مقابل واژه اثربخشی نیز آمده است: در برنامه ریزی رسانه ای آن دسته از وسایل رسانه ای که بهتر بتوانند پیام را منتقل نمایند و به مشتری احتمالی یا جمعیت مورد نظر دسترسی یابند و تماس برقرار نمایند اطلاق می گردد.
 
ویژگی های اثربخشی
این ویژگی‌ها به پنج ویژگی عمده قابل تفکیک‌اند. باید توجه داشت که هرچند این پنج ویژگی‌در وهله اول کیفی به نظر می‌رسند اما باید گفت علاوه بر این ویژگی‌های کیفی که باعث افزایش اثربخشی ارتباطات می‌شوند، می‌باید میزان کمیت آنها نیز ملحوظ نظر باشند. همواره وجود این پنج ویژگی ممکن است به اثربخشی کنش ارتباطی نیانجامد و نیز نبود آنها ممکن است به غیر اثربخش بودن کنش ارتباطی ختم نشود. اما شکی در آن نیست که به طور معنی‌داری بر اثربخشی تأثیر دارند. این پنج ویژگی عبارتند از: «گشودگی»، «همدلی»، «حمایتگری»، «مثبت‌گرایی» و «تساوی».
 
۱٫گشودگی: مفهوم کیفی گشودگی حداقل در سه جنبه اساسی ارتباطات میان‌فردی اثر خود را بروز می‌دهد و بر این فعالیت اجتناب ناپذیر بشری تأثیر خود را می‌گذارد. اول، و شاید یکی از واضح‌ترین و بدیهی ترین جنبه‌های آن این است که، ارتباطات گیرنده مؤثر یا فرستنده پیام در ارتباطات میان فردی می‌باید شایق باشد، که خود را در مقابل طرف‌های ارتباطی خود بگشاید و با یک گشودگی نسبی با آنان مواجه شود. که می‌توان آن را خودگشودگی نام گذاشت. گشودگی به این معنی نیست که هر انسان، می‌باید در اولین برخورد و اولین نشست تمام زوایای ناگشوده و نامفهوم زندگی خود را برای دیگری بگشاید. گاهی پیش می‌آید که این گشودگی بیش‌از حد نه تنها ارتباطی ایجاد نمی‌کند بلکه باعث دل‌زدگی طرف مقابل ارتباطی را فراهم می‌آورد.

دومین جنبه از گشودگی بیانگر اشتیاق فرستنده پیام یا مبدأ ارتباطی به وانمود کردن و بروز دادن صادقانه محرکات وارد بر خود است و اینکه بر او چه تأثیری نهاده‌اند. هیچ کس دوست ندارد که دیگران در برابر او با گاردی بسته قرار گیرند. هر انسانی این را حق طبیعی خود می‌داند که بداند و بفهمد دیگری در مقابل کارها و گفته‌های او چه عکس‌العملی از خود نشان می‌دهد. هیچ چیز بدتر و دردآورتر از بی‌تفاوتی نیست. حتی عدم تفاهم و عدم توافق در بسیاری از موارد از بی تفاوتی پذیرفتنی‌تر است.

سومین جنبه از گشودگی که برای اولین بار توسط «آرتور بوچنر» و «کلیفورد کلی» مطرح شده است با مفهوم تملک احساسات و تفکرات مرتبط است. با توجه به چنین مفاهیمی، گشودگی چنین تعبیر می‌شود که شخص مورد نظر احساسات و تفکرات خود را که کاملاًدر اختیار اوست و خود به آنها کاملاً واقف است و مسئولیت آن را به عهده دارد به اطلاع دیگری یعنی دریافت کننده پیام برساند. عموماً افراد خود مسئول احساسات و تفکرات خویش هستند و سعی نمی‌کنند آن را از خود منفک کرده و به دیگران انتقال دهند. مگر آنکه مجبور شوند و یا اینکه هدف خاصی از آن داشته باشند.

 ۲٫همدلی: شاید یکی از دشوارترین جنبه‌های کیفی ارتباطات توانایی به کارگیری همدلی در یک رابطه متقابل است. به این معنی که آغازگر فراگرد ارتباطی توانایی درست ارایه همدلی به دیگری را داشته باشد. کلمه همدلی که از زبان آلمانی گرفته شده است به معنی «با دیگری حس کردن» است. همدلی کردن با کسی یعنی احساس او را درک کردن. در نقطه مقابل، «همدردی کردن» عبارت است از احساس کردن برای فرد دیگر. یا به عبارت دیگر نسبت به دیگری حسی در درون خود پدید آوردن.

 

مثلاً برای کسی متأسف شدن به علت مشکلی که برای او پدید آمده است. همدلی کردن یعنی احساسی را داشته که دیگری نیز بدان احساس دست یافته است. همدلی یعنی ایجاد احساس مشترک با یکدیگر. یعنی فرستنده پیام و گیرنده پیام هردو به یک احساس یگانه دست یافته‌اند.  اگر ما توانایی همدلی با دیگران را بیابیم بی شک در وضعیتی خواهیم بود که آنان را درک کنیم و دریابیم که از کجا آمده‌اند و اینک در کجا هستند و به کجا خواهند رفت و یا می‌خواهند بروند. برای تشریح همدلی و به کارگیری آن در زندگی روزمره باید سه مهارت را بالا برد:

۱٫پرهیز از ارزیابی و قضاوت رفتار طرف مقابل
۲٫درک خواسته‌ها و نیازها، آرزوها، آمال و توانایی‌های طرف مقابل
۳٫ باید بکوشیم آنچه دیگری بر اساس نگرش و توانایی خود تجربه کرده است ما نیز تجربه کنیم.
 
۳٫حمایت‌گری: یک رابطه میان فردی مؤثر و قابل اتکاء رابطه‌ای است که در یک فضای حمایتگرانه شکل گرفته باشد. ارتباطات میان فردی باز و همدلانه نمی‌تواند در یک فضای توأم با هراس و تهدید  دوام یابد و دیر یا زود به دشواری کشیده شده منجر به گسستگی رابطه می‌شود. در یک فضای حمایتگر ارتباطی، سکوت را ارزشی منفی نیست. بلکه در مقابل سکوت بستری مناسب برای ایجاد فضای مناسب و حمایتگر ارتباطی است. از این سکوت می‌توان به عنوان بهترین محمل برای القای مفاهیم و پیام‌های غیر کلامی استفاده کرد. علاوه بر سکوت، ارایه حالات توأم با همدلی، نه توأم با بی تفاوتی به فضای مناسب برای ارتباطات حمایتگرانه کمک می‌کند.  از دیگر فضای مناسب حمایتگرانه برای ارتباطات می‌توان از تساوی با دیگران یا مخاطبان یاد کرد. هر اندازه خود را از نظر رفتاری و پایگاه اجتماعی در تراز مخاطبان خود قرار داده و از نشان دادن برتری‌های خود به آنان پرهیز کنیم، در اینجا فضای مناسب ارتباطات حمایت‌گرانه موفق‌تر خواهیم بود. از عوامل دیگر مؤثر بر فضای حمایتگرانه برای ارتباطات میان فردی، می‌توان تردید و یا عدم جزمیت در برابر «یقین و اطمینان» نام برد. هر اندازه ما در گفتار و نظرات خود جزمی‌تر بوده و با اطمینانی غیر قابل تردید با مخاطب خود برخورد کنیم، فضا را برای ارتباطات حمایتگر نامناسب‌تر می‌کنیم.

 ۴٫ مثبت‌گرایی: یک ارتباط میان فردی مؤثر، زمانی رخ می‌دهد که علاوه بر موارد یاد شده فوق از مثبت گرایی نسبی بهره‌مند باشد. مثبت گرایی در یک ارتباط میان فردی حداقل به سه جنبه یا عوامل مختلف تکیه دارد.

۱٫ ارتباط میان فردی زمانی به درستی شکل می‌گیرد که احترام مثبت و معینی برای  خویشتن در نظر داشته باشیم.  فردی که احساس ناخوشایندی نسبت به خود دارد بی تردید این احساس ناخوشایند را به نحوی به دیگران منتقل می‌کند و در آنان نیز این احساس ناخوشایند و منفی را شکل می‌دهد.

۲٫ ارتباطات میان فردی زمانی به درستی شکل می‌گیرد که احساس خوشایند خود را نسبت به طرف مقابل به او منتقل کنیم. به عبارت دیگر فقط کافی نیست که ما نسبت به کسی احساس خوشایندی داشته باشیم بلکه باید این احساس خوشایند را به دیگران انتقال دهیم و به آنان بفهمانیم که احساس ما در مورد آنها چگونه است. به عنوان مثال مثبت اندیشی و انتقال آن، مخاطب ما را بر آن می‌دارد که با خودگشودگی بیشتر برخورد کرده و حتی به گشودگی منطقه کور پنجره «جوهری» ما نیز کمک شایان توجهی کند.

۳٫ یک احساس مثبت و خوشایند در مورد وضعیت عمومی حاکم بر ارتباطات، برای تعامل یا میان کنش اثر بخش بین دو یا چند نفر بسیار حیاتی و مهم است. چیزی ناخوشاندتر از رابطه یا ارتباطی با کس یا کسانی نیست که از آن رابطه یا مبادله لذتی نبرند و یا اینکه پاسخ خوشایندی به عمل ارتباطی واقع شده ندهند. به عبارتی عدم مشاهده تمایل و اشتیاق از سوی مخاطب، فرستنده پیام را به سوی انصراف از ارتباط و گسستگی ارتباطی می‌کشاند.

 ۵٫تساوی: تساوی خاصیتی ویژه است. در هر وضعیتی احتمالا یک عدم تساوی خواهد بود. یک فرد ممکن است باهوش‌تر، قوی‌تر، ثروتمندتر، زیباتر و حتی سالم‌تر باشد. هرگز دو نفر از تمام جنبه‌ها با یکدیگر مساوی نخواهند بود. با وجود این عدم تساوی، ارتباطات میان فردی عموماً زمانی مؤثرتر خواهد بود که فضای حاکم، فضایی مبتنی بر تساوی باشد. این بدان معنی نیست که افراد غیر مساوی نمی‌توانند ارتباط برقرار کنند. بدون شک آنها می‌توانند با یکدیگر ارتباطی داشته باشند. در حالی که اگر بخواهد ارتباط آنان با یکدیگر ارتباطی مؤثر باشد، می‌باید تساوی در شخصیت‌ آنها مورد توجه باشد و یا اینکه به نقاط مشترک که نوعی تساوی است تأکید بیشتری شود. این بدان معنی است که می‌باید در ارتباطات میان فردی سیاست یا خط مشی خاصی وجود داشته باشد که از طریق آن به شناسایی ویژگی‌های فردی طرفین ارتباط، دست یافت. نکته‌ای که حایز اهمیت است این است که طرفین ارتباط در نظر داشته باشند که هر دو انسان هستند و موجوداتی گرانبها و هر یک دارای خصیصه‌ای هستند که به نوبه خود می‌تواند برای دیگران بسیار ارزشمند باشد. تساوی می‌باید ارتباطات میان فردی را از نظر گفتاری در مقابل شنیدار نیز مشخص و معین کند و تعادلی میان آن دو پدید آورد.

افراد در حرفه‌های مختلف اغلب از نظر ارتباط به نوعی خودفریبی و یا تظاهر کشیده می‌شوند. مثلا یک مدیر عالی رتبه یا پزشک عالی قدر ممکن است گفتگو با یک فروشنده ساده را ارزشمند تلقی نکرده و فضای تساوی مناسب را برای او ایجاد نکند . هر یک از افراد در موارد فوق از نظر ارتباطی ممکن است دچار نوعی خودفریبی و یا تظاهر شده باشند. همه آنها ممکن است در آن وضعیت این تصور را داشته باشند که از آن ارتباط چیزی به دست نمی‌آورند و برای اینکه چیزی به دست آورند باید با هم ترازان خود ارتباط داشته باشند. این نگرش بسیار زیانبار و خارج از معیارهای صحیح ارتباط است. زیرا این نگرش موجب آن می‌شود که افراد نتوانند به یکدیگر نزدیک شده از یکدیگر نکات فراوانی را فراگیرند. اکثر کسانی که از نظر ارتباطی از مهارت‌های بالایی برخوردارند درست برعکس این نگرش رفتار می‌کنند. آنان اغلب از اطلاعات فراوانی بهره‌مند می‌شوند.

 نکته مهم: پنج صفت ذکر شده برای اثربخشی ارتباطات میان فردی، کیفیت‌هایی هستند که آموختنی می‌باشند و از نظر اهمیتی که داشتند هر یک به طور مجزا مورد مطالعه قرار گرفتند.