وظایف روابط عمومی
۱- روابط عمومی داخلی
به دستهبندی که در وظایف روابط عمومی داخلی انجام میشود، میتوان وظایف و عملکرد روابط عمومی در داخل مرکز را به صورت زیر عنوان کرد:
الف – انتشار نشریه داخلی
ب – راهنمایی ارباب رجوع
ج – مشارکت در غم و شادی کارکنان
د – اطلاعرسانی به کارکنان
هـ – همکاری و هماهنگی در برگزاری و شرکت در نمایشگاهها و جشنوارهها
و – برنامهریزی
۲- روابط عمومی خارجی
بخش وظایف و کارهایی که واحد روابط عمومی مرکز در بعد خارج از سازمان (در داخل کشور و بین الملل) در حال حاضر انجام میدهد، میتوان به صورت زیرعنوان کرد:
الف – ارتباطات مردمی
ب – کنفرانسها و همایشها
ج – ارتباط با رسانهها
– نظرات و انتظارات مدیریت مرکز :
۱- انتظارات ریاست مرکز از روابط عمومی
– ارتباط نظاممند با مراکز اطلاعرسانی مختلف
– ایجاد ارتباط با دانشجویان، متخصصین و اعضای هیأت علمی از طرق مختلف
– ارتباط با مراکز تحقیق و توسعه و مشخص کردن انتظارات آنها
– تعیین نحوه ارتباط با رسانهها و اجرای آن.
– تعیین انتظارات متقابل مخاطبین و مرکز
– دریافت و سنجش نظرات مخاطبین داخلی و خارجی مرکز
۳- انتظارات روابط عمومی
الف – روابط عمومی داخلی
– افزایش فضای فیزیکی، متناسب با تعداد کارکنان و نوع فعالیت روابط عمومی
– تفکیک کامل وظایف دفتر ریاست مرکز و مدیریت روابط عمومی و امور بینالملل
– جداسازی فعالیت مربوط به دبیرخانه کمیسیون اطلاعرسانی از حوزه روابط عمومی
– افزایش نیروی انسانی در بخشهای روابط عمومی و دفتری (ماشیننویس و بایگان)
– پرداخت تنخواه به روابط عمومی در جهت تسریع در انجام فعالیتها
– تدوین، تصویب و ابلاغ اولویتهای مرکز در ارتباط با مخاطبین.
– امکان حضور جدی و نظاممند روابط عمومی در جلساتی که منجر به فعالیتی میگردد که روابط عمومی در آن نقش خواهد داشت.
– اولویت در برخورداری کارکنان روابط عمومی از تسهیلات ویژه به سبب حساسیت و محدودیتهای زمانی کاری
– لزوم برخورداری کارکنان روابط عمومی از کلاسهای آموزشی مانند زبان انگلیسی، روزنامهنگاری، مسائل کلی چاپ و ..
– فراهمسازی تسهیلاتی مانند امکان اهداء کتاب و نشریات به منظور ارتباط با سازمانهای دیگر
مهمترین وظیفه روابط عمومی، شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال میشود. بیتردید، این وظیفه در قالب مجموعهای از فعالیتهای ارتباطی صورت میگیرد که میتوان آنها را تحت عناوین ارتباطات، امور فرهنگی و نمایشگاهها، انتشارات، سنجش افکار و پژوهش و برنامهریزی دستهبندی کرد.
سایر وظایف
– گردآوری و تدوین برنامههای سالیانه مرکز و ارائه به ریاست مرکز
– گردآوری و تدوین گزارش سالیانه مرکز و ارائه به ریاست مرکز و مخاطبان
– برگزاری سمینارهای تخصصی در امر اطلاعرسانی
– انجام فعالیتهای مربوط به شرکت کارکنان در سمینارهای خارج از مرکز
– ایجاد ارتباط منظم بین مدیران، کارکنان و ریاست مرکز و تلاش برای بهبود روابط آنان
– برنامهریزی بازدیدهای ریاست، مدیران و سایر کارکنان مرکز از سایر سازمانها و مجامع
– برنامهریزی بازدیدهای افراد خارج از مرکز
– جمعآوری و تحلیل نظرات مخاطبین مرکز و مشتریان، ارائه پیشنهاد برای بهبود آن و ارائه به ریاست مرکز
– سنجش افکار کارکنان مرکز در زمینههای مختلف و ارائه نتایج به ریاست و سایر مدیران مرکز
– ارائه اطلاعات لازم به مراجعین مرکز درباره اهداف، فعالیتها و خدمات مرکز
– راهنمایی مراجعین مرکز
– جمعآوری و تحلیل کلیه اطلاعات در داخل و خارج از مرکز که بر فعالیت و عملکرد آن تأثیر میگذارند و ارائه نتایج به ریاست مرکز
– تلاش برای شناساندن مرکز و اهداف و خدمات آن به جامعه و مخاطبین خاص آن از طرق مختلف
– تسهیل ارتباط مرکز با سایر مراکز و مجامع علمی داخلی و بینالمللی
– انتشار اخبار مربوط به فعالیتهای مرکز از طریق وسایل ارتباط جمعی
– تهیه و توزیع نشریات داخلی و بولتنهای خبری برای افزایش آگاهیهای مدیران و سایر کارکنان
– مطالعه و تجزیه و تحلیل اخبار و اطلاعات منتشر شده توسط رسانه عمومی که به فعالیتهای مرکز ارتباط دارد و تهیه پاسخ و توضیح در موارد لازم
– اجرای سیستم پیشنهادات مرکز
– اجرای سیستم اطلاعات مدیریت مرکز
– برگزار کردن نمایشگاه
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)