مروری بر وظایف و نقش های روابط عمومی
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– روابط عمومی فن وهنر ومدیریت ارتباطات است وهر فردی که از این توانمندی برخوردار باشد از ابزار مناسبی برای مهرورزی و موفقیت بهره می برد. شرح وظایف کلی روابط عمومی ها: روابط عمومی هر سازمان به عنوان آئینه تمام نمای فعالیت های آن سازمان وظایف مختلفی به عهده دارد. از جمله وظایف روابط عمومی عبارتند از:
– جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها ، اقدامات ، طرحها و برنامه‌های سازمان به‌منظور تنظیم گزارش ، خبر و سیاستهای خبری و تبلیغاتی و اجرای طرحهای ارتباطی و انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی سازمان از طریق : شرکت در جلسات مهم ؛ ارتباط مستقیم و مستمر با مسؤلان ، شرکت در گردهمایی ها ؛ حضور در سفرهای داخلی و خارجی ؛ دریافت گزارش فعالیتها ، طرحها و برنامه‌های واحدهای مختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند. ؛ جمع‌آوری هر گونه اخبار اطلاعات مورد نیاز به روشهای تلفنی ، شفاهی ، مکاتبه‌ای رایلانه ای و ارتباط مستقیم با مردم ، جراید ، خبرگزاریها ، رسانه‌های گروهی داخلی و خارجی .
– بررسی مطالب مطروح در رسانه‌های گروهی و مجامع عمومی در ارتباط با فعالیتهای مستقیم و غیرمستقیم سازمان به‌منظور اطلاع‌رسانی ، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم
– برقراری ارتباط با روابط عمومی سازمانهای دیگر و نهادهای دولتی برحسب ضرورت از طریق به‌کارگیری ابزار ارتباطی مناسب
– بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم ، مخاطبان و خدمات گیرندگان در چهارچوب وظایف و در قالب طرحهای تحقیقاتی و ارائه نتایج حاصل به مسئولان سازمان به‌منظور اتخاذ روشهای اجرایی مطلوب و تدوین طرحها و برنامه‌های اجرایی و ارتباطی مناسب
– دریافت یا خرید کتب نشریات ، نوارهای صوتی و تصویری و اطلاعات و لوح ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای و دیگر اطلاعات ، اسناد و مدارک مورد نیاز ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی ، مطبوعاتی ، سمعی و بصری و رایانه‌ای مرجع در ارتباط با فعالیتهای سازمان و روابط عمومی با روشهای پیشرفته به‌منظور کاربردهای ارتباطی و استفاده همکاران سازمان
– پیگیری انجام به موقع وعده های مسؤولان سازمان به‌منظور انعکاس نتایج حاصل
– فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان سازمان از طریق برگزاری ملاقات عمومی ، مصاحبه با رسانه‌های گروهی ، برپایی سخنرانیها – ترتیب سفرها ، بازدیدها و ملاقاتها
– پشتیبانی ، تحلیل و توجیه ارتباطی طرحها و برنامه‌های اجرایی سازمان به‌منظور روشن شدن اذهان عمومی.
– انعکاس فعالیتها ، برنامه‌ها و طرحهای سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهای داخل و خارج کشور از طریق : • سخنگوی سازمان ، • تهیه و تدوین اخبار بیانیه‌ها اطلاعیه‌ها آگهی‌ها و پیامهای سازمان
• ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه‌های گروهی ، • انتشار نشریه ادواری داخلی و چهارچوب قوانین مصوب ، • انتشار نشریات ادواری و غیر ادواری برای عموم مخاطبان ، ، • تهیه عکس اسلاید فیلم تیزر گزارش ، گزارش آگهی نوارهای صوتی و دیگر فعالیتهای سمعی و بصری و نوشتاری و رایانه‌ای از فعالیتهای سازمان آرشیو آنها و انعکاس و پخش آنها از طریق رسانه‌های گروهی ، انتشار عملکرد سازمان و واحدهای مختلف آن در چارچوب قوانین مصوب ، • برپایی نمایشگاههای گوناگون و شرکت در نمایشگاههای مرتبط و طراحی و اجرای فعالیتهای ارتباطی و تبلیغی کلان سازمان
– ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان در ستاد ، واحدهای تحت پوشش و مراکز استانها از طریق : برقراری جلسات داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس پیشنهادها و انتقادهای کارکنان به مسئولان
– ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حسن اجرای امور انتشاراتی ، تبلیغاتی و ارتباطی سازمان
– طراحی سازمان و شرح وظایف روابط عمومی برای بخشها و مؤسسات و واحدهای مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقای سطح روابط عمومی های موجود
– اجرای امور نگارشی و هنری در زمینه‌های تبلیغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مرکزی
– اجرا و ارائه خدمات و برنامه‌های فرهنگی تبلیغی و هنری در قالبهای گوناگون به همکاران
– مطالعه ، بررسی – ارزیابی برنامه‌ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی و فعالیتهای آن به‌منظور ارتقای کیفیت و بهینه سازی فعالیتهای تبلیغاتی ، انتشاراتی و ارتباطی براساس روشهای پیشرفته و به روز آموزش مستمر همکاران روابط عمومی و نیز تشکیل دوره‌هایا نشستهای توجیهی کوتاه مدت برای مدیران و کارکنان سازمان در زمینه روابط عمومی و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهای سازمان در این زمینه‌ها.
– مشارکت و برنامه‌ریزی جهت برگزاری سمینارها ، کنفرانسها، نمایشگاهها و کمیته‌های بازرگانی ، صنعتی ، تبلیغاتی ، فرهنگی ، هنری و فنی سازمان
– عقد قرارداد ، مجریان طرحهای روابط عمومی که به بیرون از سازمان سفارش داده می‌شوند.
– تهیه ، تنظیم و پیشنهادهای برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی
– اجرای سایر امور مربوط که برحسب ضرورت از طریق بالاترین مقام سازمان برای اقدام ابلاغ می‌گردد
عضویت در خبرنامه