احیای روابط رسانه ای در شرایط بی اعتمادی

 

شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)–  واقعیت ارتباطات جمعی دنیای امروزی این است که گزارشگران و مدیران روزنامه‌ها، به جای جمع‌آوری اطلاعات، تمام وقت خود را صرف تحلیل دانسته‌ها می‌کنند. هرچند، بسیاری از گزارشگران و خبرنگاران این ادعا را رد می‌کنند، اما بسیاری از اطلاعاتی که در رسانه‌های همگانی پخش می‌شوند، از روابط عمومی منشاء گرفته‌اند. توفان عظیمی از اخبار، مقالات، وقایع برنامه‌ریزی شده و پیام‌ها از این بخش به سوی رسانه‌ها در حرکت است.
 
وابستگی رسانه‌ها به روابط عمومی
«گری پوتکا» مدیر مسؤل نشریه‌ وال استریت در بوستون آمریکا، معتقد است که در حدود نیمی از مقالات چاپ شده در روزنامه‌ها، از منابع خبری تامین می‌شوند. ادعای وی بر اساس مطالعات و تحقیقات بسیاری‌ست که در این باره وجود دارند. در یکی از این بررسی‌ها، «ال.وی.سی‌گال» در مطلبی با عنوان «گزارشگران و مقامات اداری» توضیح می‌دهد: گزارشگر تنها با تکیه بر کار خبرنگاری نمی‌تواند صفحاتش را به طور دلخواه پرکند. او هر روز از طریق کانال‌های دولتی خبرهای باارزشی را انتظار می‌کشد.

عناصر روابط عمومی برای رسانه‌ها، زمان، پول و شرایط گردآوری اخبار را فراهم می‌کنند. به علاوه؛ به گفته‌ روزنامه نیویورک تایمز، هیچ رسانه‌ای از تعداد خبرنگار و گزارشگر کافی برای پوشش کلیه اخبار موجود برخوردار نیست. آن‌چنان‌که روزی یکی از مسؤلان روزنامه‌ «اخبار سان جوز» گفت: روابط عمومی‌ها، گزارشگران بدون حقوق روزنامه‌ها هستند.
 
وابستگی روابط عمومی به رسانه‌ها
هدف روابط عمومی، خبررسانی، شکل‌دهی به افکار، عقاید و جریان آن‌ها است. این هدف تنها در صورتی به دست می‌آید که مردم به طور مداوم و مستمر پیام‌ها را دریافت کنند.
رسانه‌ها، در تمام انواع آن‌ها، کانال‌های باارزشی در ارتباطات و جامعه خبری هستند. آن‌ها به طور فزاینده‌ای دریافت همزمان یک پیام را توسط میلیون‌ها نفر میسر می‌سازند. از طریق معجزه‌ ارتباطات ماهواره‌ای و فناوری اطلاعات، جهان یک دهکده است که تمام افراد آن در اطلاعات هم شریک هستند.

در سطحی تخصصی‌تر، رسانه‌ها دیگر تنها به عنوان ابزار ارتباطات جمعی محسوب نمی‌شوند. هزاران ناشر و صدها شبکه‌ رادیویی، تلویزیونی، ماهواره‌ای و اینترنتی رسیدن عاملان روابط عمومی را به هر مخاطب ویژه موردنظر با پیام‌ طراحی شده خاص وی، میسر می‌سازند.

نقاط اختلاف
ارتباط میان روابط عمومی و رسانه‌ها بر پایه همکاری متقابل، اعتماد و احترام استوار است. متاسفانه فعالیت‌هایی سبب اختلاف نظر و کدورت روابط شده‌اند. در بخش روابط عمومی؛ این اعمال بزرگ‌نمایی، مغلطه‌کاری و فریب‌کاری را باعث می‌شود. در سمت مطبوعاتی قضییه: اعمال شامل گزارش‌های درهم و برهم و مقالات جنجال برانگیز می‌شوند. هر دو گروه با تاثیر تبلیغاتی نامتعارفی مواجه می‌شوند که منتهی به کاهش باورپذیری اخبار و اطلاعات خواهد گشت.
 
اغراق
خبرنگاران ماهیانه صدها خبر اعلام‌شده را دریافت می‌کنند. تعداد بسیاری از کلمات بزرگ‌نمایانه مانند «بی همتا»،‌ «انقلابی»،‌ «نماد هنر» و «پیچیده» در این خبرها به کار می‌روند. خبرنگاران توسط جریان مداومی از بیانیه‌های خبری اغوا می‌شوند. مشابه کار تجارت، در شمار این گروه نیز تعداد بسیار زیادی از خبرنگاران فاقد صلاحیت وجود دارند.
 
خواندن به القاب نامناسب
زیاده‌روی در مغلطه‌کاری و حیله‌گری سبب شده که بسیاری از روزنامه‌نگاران علناً روابط عمومی را بی‌ارزش بدانند و آن را تنها تبلیغ پنهانی، فریب و زرنگی بنامند. آن چنان که یکی از ستون نویس‌های روزنامه بیان کرده است: مسؤلان روابط عمومی زندگی خود را از راه چسباندن ماسک‌های شاد چشم‌پوشی بر حقایق ناگوار می‌گذرانند.

به عنوان یک نتیجه، روزنامه‌نگاران، مسؤلان روابط عمومی را تحت اصطلاح «نماینده‌ مطبوعاتی» کلیشه‌بندی می‌کنند. اصطلاحی که به آژانس‌های خبری اطلاق می‌شود. مثل آن است که تمام وکلا را «خسارت سنج» (کسی که از طرف وکیل دعاوی مامور رسیدگی به تصادف وسایل نقلیه و تعیین میزان خسارت وارده بر موکل خود تعقیب دعوی است) و تمام گزارشگران را «نویسنده مزدور» بنامیم.

این در حالی است که هنوز برخی از گزارشگران اصطلاح «نماینده مطبوعاتی» را به هر فردی که در روابط عمومی فعالیت دارد، اطلاق می‌کنند. البته تلاش‌های جامعه‌ روابط عمومی تا حدودی این وضع را تعدیل کرده است.
 
گزارش‌های سست و نادرست
کیفیت گزارشگری موجود آن چنان که پیدا است، باعث اعتماد و اطمینان میان مسؤولان روابط عمومی و سازمان‌های اجرایی نمی‌شود.
 گردانندگان روابط عمومی، گزارشگران را خالق آثار سست و نامرتب می‌دانند؛ گزارش‌های ارائه شده، نادرست و غلط فرض می‌شوند. گزارشگرانی که پیش از نوشتن متن، وظایف کاری خود را انجام نمی‌دهند، یعنی از وظایف کاری خود آگاه نیستند، تمایل به خلق گزارش‌های جنجالی و عوام‌پسند دارند.

به عبارتی دیگر،‌ اجراکنندگان، اغلب اندیشه‌ روشنی درباره‌ چگونگی عملکرد رسانه‌ها و نیاز آن‌ها برای نوشتن یک مقاله انفعالی ندارند. بسیاری از مواقع، برا ی مثال،‌ آنان جواب‌های مبهمی داده‌اند یا گزارش‌ها، بی‌نتیجه بوده‌اند ولی گزارشگر به نادرست نویسی متهم شده است. همچنین مقامات اجرایی ظاهراً که نمی‌دانند مقالات خبری از سطوح مختلفی از جمله نوشتن، ویرایش کردن،‌ تیتر زدن و جای دادن در صفحه که توسط افراد متعددی صورت می‌گیرد، می‌گذرند. البته چنین فرایندی احتمال اشتباه را زیاد می‌کند.

با انجام این سه توصیه می‌توانید از احتمال نادرستی گزارش بکاهید:
۱٫ آموزش مجریان درباره‌ چگونگی عملکرد رسانه‌ها و نحوه‌ کار گزارشگران. این کار به آن‌ها نشان خواهد داد که گاه به طور ناخواسته‌ای عوامل دیگری مقاله‌ خبری را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
۲٫ به مجریان امر بیاموزید که پاسخ ۳۰ثانیه‌ای به سؤالات بدهند. این کار احتمال تناقض و تحریف در پاسخ‌ها را به حداقل می‌رساند.
۳٫ برای گزارشگرانی که با موضوع آشنایی، یا شناختی از سازمان ندارند، توضیحات مفصلی به عنوان پیش‌زمینه ارائه کنید.

مهمل نویسی
روزنامه‌ها و رسانه‌های صوتی و تصویری و اینترنتی مشابه یکدیگر نیستند و درجه‌ تعهد آن‌هابه اصول روزنامه‌نگاری، در طیف گسترده‌ای از رعایت کامل تا بی‌توجهی، متغیر است.
روزنامه‌نگاران مهمل، صرف نظر از مردم پسند بودن آن‌ها، دوستان شما نیستند. آن‌ها منتظرند تا کار شما را قبضه کنند. آن‌ها در جستجوی یک لفظ نابودکننده هستند تا با آن به شما حمله کنند و موقعیت‌تان را از بین ببرند. این همان چیزی است که توسط آن افتخارات گزارشگر را خریدوفروش می‌کنند.

چنین انحرافاتی از استانداردهای خبرنگاری، نکات بسیار با اهمیتی در رسانه‌ها هستند، زیرا این نمایش‌های مضحک، هر چند اثراتی جداگانه دارند، ولی از اعتبار تمام خبرنگاران می‌کاهند.

البته شما باید بکوشید تا تمام رسانه‌ها را با یک دید نبینید. باید به همکاری خود با خبرنگاران با مسؤلیت و متعهد ادامه دهید. هرچند، اگر گزارشگران سابقه‌ فعالیت‌های جنجالی را دارند، می‌توانید از مصاحبه یا در اختیار قرار دادن خبر برای وی اجتناب کنید.

 

اعتماد به رسانه‌ها

نظرسنجی سالانه گالوپ پیرامون اعتماد به رسانه‌ها نشان می‌دهد که فقط ۴۰ درصد آمریکایی‌ها کاملاً یا تقریباً مطمئنند که رسانه‌ها اخبار را «به صورت کامل، دقیق و بیطرف انتقال می‌دهند». این آمار به رقم پایینی که پیش از این در گذشته در انتخابات سال های ۲۰۱۲ و ۲۰۱۴ به ثبت رسیده است برابری می‌کند. در طول سال‌های تحقیق موسسه گالوپ، پایین‌ترین میزان اعتماد عمومی به رسانه‌ها در دوره‌هایی بوده است که در آن مقاطع، انتخابات برگزار شده است. اما امسال قرار نیست که انتخاباتی در آمریکا برگزار شود. اما تقریباً یک چهارم آمریکایی‌ها هم اکنون می‌گویند که آنها اصلاً به گزارشات رسانه‌های خبری آمریکا اعتمادی ندارند.

یکی از مهمترین نتایج تحقیق مذکور نشان می‌دهد که بزرگسالان جوان‌تر میان سنین ۱۸ تا ۴۹ سال، در مقایسه با بزرگسالان بالای ۵۰ سال، به رسانه‌های آمریکا اعتماد کمتری دارند. فقط ۳۶ درصد بزرگسالان جوان‌تر به رسانه‌ها اعتماد دارند، رقمی که در ظرف ۱۲ سال گذشته، ۱۷ درصد افت داشته است. بزرگسالان جوانی که تا به حال پیرامون بیطرفی و صحت خبرهای رسانه‌های آمریکا مردد بوده‌اند، کمتر می‌توانند به رسانه‌ها دوباره اعتماد کنند.

کاهش اعتماد بزرگسالان جوان به رسانه‌ها، احتمالاً یکی از عوامل کاهش تدریجی تعداد افرادی است که در پی یافتن شغل روزنامه‌نگاری هستند. ثبت نام برای دوره‌های آموزشی روزنامه‌نگاری دانشگاهی نیز در سال‌های اخیر کاهش یافته است. تعداد دانشجویان دانشکده شناخته شده و معروف روزنامه‌نگاری دانشگاه کلمبیا نیز در سال‌های اخیر به تدریج کاهش یافته است.
 

از میان دانشجویان دانشکده روزنامه‌نگاری و دوره‌های آموزشی رسانه گروهی، تقریباً ۷۰ درصد رشته تبلیغات یا روابط عمومی را برای ادامه‌ی تحصیل انتخاب می‌کنند. در مقطعی، رشته‌های تبلیغات و روابط عمومی از نظر وجهه اجتماعی، رشته‌های سطح متوسط و معمولی دانشکده‌های روزنامه‌نگاری به حساب می‌آمدند. این که بخواهیم دانشجویان روزنامه‌نگاری دانشکده را سرزنش کنیم درست نیست، اما به هر حال مسئولان روابط عمومی و تبلیغات در مقایسه با خبرنگاران، افراد قابل اعتمادتری به حساب می‌آیند.

 افزون بر آن، حقوق خبرنگاران به صورت میانگین در حال حاضر دو سوم حقوق متخصصین روابط عمومی است و این فاصله همچنان در حال افزایش است. پنداشت جامعه این است که صنعت روابط عمومی در حال حاضر ضعیف است، و در صورتی که بهترین و باهوش ترین دانشجویان دانشگاه‌ها هم به دنبال یک شغل خبری بروند، وضعیت بدتر هم خواهد شد.

هم اکنون یکی از سرگرمی‌های محبوب شخصیت‌های سیاسی تخریب رسانه‌ها می‌باشد، و این روند تخریبیِ مداوم، مطمئناً یکی از عوامل کاهش میزان اعتماد عمومی به رسانه‌ها در نظرسنجی‌های انجام شده می‌باشد. اوباما، رئیس جمهور آمریکا، علیرغم پوشش خبری انجام شده کلی از او در مقاطع رقابت‌های انتخابات ریاست جمهوری آمریکا، در جبهه‌های مختلف در طول دو دوره ریاست جمهوری‌اش با رسانه‌ها در تقابل قرار گرفته است، و از این میان می‌توان به فاکس نیوز اشاره نمود که چندین بار شدیداً توسط اوباما مورد انتقاد قرار گرفته است.

همچنین بنا بر نتایج تحقیقی مبتنی بر نظرسنجی مرکز ملی مطالعات و سنجش افکار عمومی از شهروندان تهرانی درباره الگوی مصرف و میزان استفاده آن‌ها از مطبوعات که در مهرماه سال ۱۳۹۳ از تعداد ۱۱۰۰ پاسخگو با روش میدانی و با استفاده از پرسشنامه انجام‌شده، در کسب اخبار و اطلاعات از رسانه‌های مختلف، میزان استفاده از مطبوعات در جایگاه چهارم و در بین سایر رسانه‌ها در خصوص اعتماد به این رسانه هم مطبوعات بعد از صداوسیما و شبکه‌های اینترنتی در جایگاه سوم قرار دارد.

گزارش حاضر که حاصل سومین نظرسنجی از شهروندان شهر تهران به سفارش معاونت مطبوعاتی وزارت فرهنگ و ارشاد است، نشان می‌دهد که در بین شش رسانه مطرح‌شده یعنی صداوسیما، روزنامه‌ها و سایت‌های متعلق به آن‌ها، مطبوعات خارجی، شبکه‌های ماهواره‌ای، رادیوهای خارجی فارسی‌زبان و پایگاه‌های اطلاعاتی اینترنتی، بیشترین استفاده پاسخگویان از صداوسیما با میانگین رتبه‌ای ۲٫۴۰ از ۴ و کمترین میزان استفاده هم مربوط به مطبوعات خارجی با میانگین ۰٫۳۸ از ۴ است. ضمناً از میان موارد مطرح‌شده میانگین میزان استفاده از مطبوعات جهت کسب اخبار و اطلاعات معادل ۱٫۲۸ از ۴ است که در مقایسه با منابع مختلف مطرح‌شده در رتبه چهارم میزان استفاده قرار دارد.

در استفاده از شبکه‌های ماهواره‌ای نیز ۷٫۸ درصد پاسخگویان این پژوهش همیشه، ۱۶٫۳ درصد بیشتر اوقات، ۲۰٫۶ درصد گاهی، ۱۰٫۴ درصد بندرت و ۴۴٫۹ درصد هم‌جهت کسب اطلاعات و اخبار گوناگون هرگز استفاده‌ای نمی‌کنند.

در مورد پایگاه‌های اطلاعاتی اینترنتی هم همان‌طور که نتایج پژوهش نشان می‌دهد، ۱۴٫۹ درصد همیشه، ۱۸٫۸ درصد بیشتر اوقات، ۱۷٫۲ درصد گاهی، ۷٫۵ درصد بندرت و ۴۱٫۵ درصد هم هرگز از این رسانه جهت کسب اخبار و اطلاعات استفاده نمی‌کنند.

در خصوص میزان اعتماد پاسخگویان به این رسانه‌ها هم بالاترین میزان اعتماد به صداوسیما با میانگین رتبه‌ای ۲٫۶۵ از ۵ و کمترین میزان میانگین که معرف کمترین میزان اعتماد به رسانه‌های فوق است هم به رادیوهای خارجی فارسی‌زبان با رقم میانگین ۱٫۳۸ از ۵ مربوط است. همچنین میزان اعتماد پاسخگویان به مطبوعات با رقم ۲٫۴۳ از ۵ بعد از صداوسیما و پایگاه‌های اطلاعاتی اینترنتی در جایگاه سوم قرار دارد.

در رابطه با میزان استفاده پاسخگویان از خدمات پست الکترونیکی و نرم‌افزارهای خبری نصب‌شده بر روی تلفن‌های همراه هم اگرچه ۵۲٫۹ درصد اصلاً از پست الکترونیکی استفاده نمی‌کنند، اما میزان استفاده ۱۰٫۵ درصد همیشه و ۱۳٫۳ درصد بیشتر اوقات است. این درصدها در رابطه با نرم‌افزارهای نصب‌شده بر روی موبایل هم به‌گونه‌ای است که ۶۲٫۸ درصد از آن‌ها هرگز استفاده نکرده و تنها ۹٫۷ درصد همیشه و ۱۷٫۳ درصد هم گاهی استفاده می‌کنند.

در رابطه با افراد خانواده پاسخگو که خواننده روزنامه هستند، به‌جز فرد پاسخگو، ۳۳٫۵ درصد گفته‌اند که فقط یک نفر، ۲۴٫۴ درصد دو نفر و ۲۷٫۶ درصد هم گفته‌اند که به‌جز آن‌ها هیچ فرد دیگری در خانواده خواننده روزنامه خریداری‌شده در منزل نیست.

همچنین نتایج مربوط به دلایل پاسخگویان جهت خرید روزنامه هم نشان می‌دهد که کسب اخبار و اطلاعات روز ایران با ۲۶٫۹ درصد، افزایش اطلاعات عمومی با ۱۴٫۱ درصد و کسب سرگرمی و گذران وقت با ۸٫۴ درصد مهم‌ترین دلایل افراد جهت مطالعه روزنامه است.

در مورد بخش‌های مختلف روزنامه هم نتایج نشان می‌دهد که در میان موضوعات مندرج در روزنامه‌های کشور، بیشترین میزان علاقه‌مندی پاسخگویان با ۱۹٫۱ درصد به بخش حوادث، ۱۲٫۲ درصد به بخش‌های اجتماعی و ۱۱٫۹ درصد هم به بخش‌های سیاسی روزنامه‌ها مربوط است.

در خصوص ویژگی‌های یک روزنامه مناسب هم نتایج تحقیق نشان می‌دهد، ۴۱٫۹ درصد پاسخ‌ها مربوط به صحت مطالب روزنامه و ۱۰٫۸ درصد شفاف‌سازی اخبار است. در این رابطه گفتنی است، میانگین نمرات داده‌شده آن‌ها هم به عملکرد روزنامه‌ها در سطح کشور به‌طور میانگین ۱۳٫۲ است که اگرچه ۳۲ درصد نمرات در حد ۱۵ تا ۱۶ هست، اما با افزایش سن و میزان تحصیلات از میزان نمره دهی پاسخگویان به عملکرد روزنامه‌ها در یک سال اخیر کاسته شده است.

ساخت فهرست تماس

فهرست تماس در روابط عمومی به دفترچه تلفن اطلاق نمی شود و اگر شما از دفتری که آدرس ایمیل، شماره تلفن و همراه استفاده می کنید نمی توانید نام فهرست تماس در روابط عمومی را بر آن بگذارید. چراکه فهرست تماس در واقع چیزی بیشتر از یک دفترچه تلفن است.

برای روابط عمومی خیلی مهم است که بداند چه سابقه ای از تماس ها را دارد؟ به عبارت دیگر باید بداند افرادی که با آنها در تعامل است به چه دلیلی مورد توجه او قرار گرفته اند؟ در چه زمینه ای می توانند به او کمک کنند؟ آخرین باری که به آنها تماس گرفته شده است چه زمانی بوده و در این گفتگو چه مواردی مطرح شده است؟

نرم افزارهایی برای این مورد توسط روابط عمومی ها در دنیا طراحی می شود اما هنوز نرم افزار شناخته شده ای که به صورت رایگان این کار را انجام دهد وجود ندارد و به همین دلیل روابط عمومی ها از دفتری به همین نام استفاده می کنند.

این دفتر به ترتیب حرف الفبا مرتب نمی شود اما در فهرست آن اسامی با آدرس صفحه به طور الفبایی مرتب شده اند و با مروری مختصر می توان صفحه شخص مورد نظر را پیدا کرد و علاوه بر اطلاعات تماس او از وضعیت تماس های گرفته شده خبردار شد.

در این فهرست می توانید موارد زیر را درج کنید و برای هر شخص این را تکرار کنید. و این دفتر می تواند به شما کمک کند که فعالیت های خودتان را با روالی منطقی با افراد، موسسات و شرکت ها جلو ببرید:
۱٫ نام سازمان
۲٫ نام شخص مرتبط
۳٫ زمینه کاری
۴٫ شماره تلفن منزل
۵٫ شماره تلفن محل کار
۶٫ شماره همراه
۷٫ آدرس ایمیل
۸٫ آدرس محل کار
۹٫ آدرس منزل
۱۰٫ جدول شامل (تاریخ تماس، موضوع تماس، زمان مکالمه، نتیجه)
بر این اساس شما می توانید با تنظیم جدولی این دفتر را مدیریت کنید.

در بخش نام، نام او را به همراه نام خانوادگی اش درج می کنید. دقت کنید که در صورتی که نام شخص دارای اسپل خاصی است علامت گذاری های لازم را برای این منظور انجام دهید. نام افراد یکی از مهمترین نکاتی است که باید همیشه به طور صحیح در ذهن داشته باشید.

نام شرکت می تواند شامل اطلاعاتی کوتاه نیز در مورد آن باشد. شاید با خود بگویید که این اطلاعات را در ذهن دارید. اما بخش فهرست تماس بیشتر به این دلیل ایجاد می شود که در صورت جایگزینی مسئول روابط عمومی تمام تماس ها با مسئول بعدی نیز امکان ادامه داشته باشد.

زمینه کاری شخصی که با او تماس می گیرید باید در ارتباط با شرکت درج شود. ممکن است که شما با یک استاد دانشگاه در تماس هستید که کارهای پژوهشی برای شما انجام می دهد. در این صورت زمینه کاری او نه تدریس در دانشگاه بلکه انجام آن پروژه مورد نظر می باشد.

شماره تلفن افراد را همیشه به دقت وارد کنید و سعی کنید این شماره ها را هر چند وقت یک بار چک کنید. در بسیاری از اوقات شرکت ها پس از جابجایی شماره تلفن پیشین خودشان را به همراه نمی برند و شما تماس خودتان را با یک نفر از دست می دهید و دیگر نمی توانید در مواقع ضروری به سرعت ارتباط برقرار کنید. بنابراین به روز نگه داشته این دفترچه از اهمیت بسزایی برخوردار است.

شماره موبایل افراد نیز یکی از مواردی است که گاهی عوض می شوند. اول اینکه بهتر است با استفاده از تماس های پیامکی هر چند وقت یکبار افراد را در جریان فعالیت خودتان قرار دهید و دوم اینکه شماره موبایل را نیز همانند شماره تلفن چک کنید.

هر فرد معمولا دو آدرس ایمیل دارد، یکی در سایت جی میل یا یاهو و دیگری در سایت اداره و سازمان خودش. نتایج یک نظر سنجی از میان روابط عمومی ها نشان می دهد که افراد بیشتر از اینکه ایمیل سازمانی خود را چک کنند، ایمیل شخصی خودشان را چک می کنند، بنابراین سعی کنید مطمئن شوید آدرس ایمیل شخصی مخاطب خودتان را نیز در دفترچه ثبت کنید و در صورت نیاز رونوشتی به ایمیل دوم نیز ارسال نمایید.

آدرس محل کار افراد به این دلیل اهمیت دارد که شما می توانید در زمان های کاری به او دسترسی داشته باشید. بنابراین حتما در فرم هایی که برای افراد در نظر می گیرید این بخش را الزامی کنید. ارسال یک بسته پستی به محل کار به آن جنبه رسمی بیشتری می دهد و همچنین افراد به احتمال بیشتر آن را دریافت می کنند. به ویژه اینکه در بسیاری از منازل در ساعت کاری خانه خالی می شود و امکان دریافت پاکت نامه از طرف پستچی وجود ندارد.

آدرس منزل نیز باید هرسال چک شود. توصیه می شود که هر سال در یک مناسبت به فهرستتان فرمی را برای به روز رسانی این اطلاعات ارسال کنید. این کار باعث می شود که مخاطبان خودتان را هیچ وقت گم نکرده و بسته های خودتان را برای دیگران ارسال نکنید.

در قسمت پایان این اطلاعات باید جدولی را درج کنید که در آن ستون هایی با نام های تاریخ تماس، موضوع تماس، زمان مکالمه و نتیجه درج شود. این جدول سابقه ای از فعالیت های شما را در قبال یک شخص و سازمان به شما می دهد که همین گزارش می تواند در آینده برای نگارش تاریخ فعالیت مشترک با شخص و سازمان باشد و تصمیم گیری بر اساس سابقه روابط را آسان می کند.

روابط عمومی ها ممکن است گاهی اوقات از راه های دیگری برای سازماندهی فهرست تماس هایشان استفاده کنند اما این روش به آنها کمک می کند که بتوانند با نگاهی اجمالی مرور کاملی بر روابط شخصی خودشان داشته باشند و حتی می توانند در جدول زمان هایی را نیز مشخص کنند که به طور برنامه ریزی تماس هایشان را ادامه دهند.

یک روابط عمومی کارا روابط عمومی است که تماس های خودش را خارج از زمان هایی که درگیر فعالیت های مشترک هست نیز ادامه می دهد. به نظر می رسد ساخت فهرست تماس در روابط عمومی یکی از مهمترین اقداماتی است که می تواند به ارتباط مستمر شخصی کمک نماید.

 

پایش رسانه ای

  پایش رسانه ای یکی از فعالیت های مستمر و معمول اکثر واحدهای روابط عمومی را تشکیل می دهد. تهیه بولتن های روزانه بریده جراید و آماده کردن لوح فشرده حاوی اخبار و مطالب مرتبط با سازمان که از رادیو و تلویزیون تولید و پخش می شود را دربرمی گیرد.

 

از طریق بولتن های روزانه بریده جراید است که آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به سازمان که در مطبوعات به چاپ رسیده گزینش و جدا شده در قالب یک مجموعه تحت عنوان بولتن بریده جراید در اختیار مدیران ارشد سازمان قرار می گیرد.

این فعالیت به ظاهر ساده روابط عمومی در بسیاری از کشورهای پیشرفته دنیا به ویژه آن هایی که در حوزه روزنامه نگاری و مطبوعات در سطح گسترده ای عمل می کنند تا جایی اهمیت یافته که بدان صنعت بریده جراید نیز اطلاق می شود و شرکت های بزرگی در تولید و انتشار این خدمت برای سازمان ها فعالیت می کنند.

 

تهیه و ارسال بولتن های روزانه بریده جراید در اسرع وقت و در ابتدای فعالیت روزانه کاری مدیران باعث می گردد آنان در جریان آخرین اخبار و تحولات و اظهارنظرها و نکات طرح شده در مطبوعات در رابطه با سازمان و حوزه فعالیت و اختیارات شان قرار گیرند و این اطلاعات نقش موثری را در برنامه ها و تصمیم گیری های شان داشته باشد.

 

این فعالیت به ظاهر پیش پا افتاده، اگر به درستی و در زمان مناسب خود و با پوشش کاملی از اخبار گزارش های روزنامه های کثیرالانتشار و نشریات مرتبط با سازمان انجام شود می تواند اطلاعات ارزشمندی را از نوع جهت گیری و نگاه رسانه های مکتوب و شخصیت ها و گروه های اظهارنظر کننده پیرامون برنامه ها، فعالیت ها و سیاست های سازمان متبوع در اختیار مدیران و مجریان برنامه ریز سازمان قرار دهد تا در صورت لزوم واکنش های مورد نظر به ویژه در رابطه را انتقادات گاها غیرکارشناسی که در ارتباط با سازمان اتخاذ و مطرح شده به عمل آید و به نوعی سازمان را در رابطه با افکار عمومی رسانه ای آگاه و بروز و به هنگام نگاه دارد.

نکاتی درباب دریافت پوشش از رسانه ها

۱٫ نکته کلیدی خود را ابتدا بگویید.
در اشاره به یک گزارشگر، لید خبرتان را دفن نکنید. وقتی یک مصاحبه رسانه ای انجام می دهید، ابتدا نکته اصلی خودتان را بیان کنید. برنامه ریزی نکنید که آن را در صفحه ۴۵ پرزنتیشن خود نشان دهید.

۲٫ کوتاه بیان کنید.
یک گزارشگر حدود ۱۰۰ تا ۳۰۰ ایمیل در طول روز دریافت می کند که می خواهند او را متقاعد کنند که خبرشان دارای ارزش است. صندوق صوتی آنها مملو از این صداهاست. یک ایمیل کوتاه ممکن است به طور کامل خوانده شود. برای افزودن جزئیات، لینک بدهید. استاد روابط رسانه ای استندفورد من و نویسنده اسبق روزنامه سانفرانسیسکو کرونیکل، مارشال ویلسون می گوید: یک جمله نباید بیشتر از ۲۷ کلمه باشد. پیام های کلیدی اگر بخواهند دیده شوند نباید به بیش از نه ثانیه برای بیننده وقت نیاز داشته باشند.

۳٫ ابتدا داستان ها را بخوانید.
پیش از اینکه پم ادستورم در نخستین رویداد رسانه ای با بیل کیتس شرکت کند، به پیشینه شرکت های خودشان مراجعه کرد و تمام مجلات را از ابتدا تا روزی که می خواست صحبت کند را مطالعه کرد. وی سپس توانست مذاکره هوشمندانه ای با خبرنگاران داشته باشد. او موسس شرکت روابط عمومی واگنر ادستروم است.

۴٫ رقابت در متقاعد کردن خبرنگاران.
پیتر جان شوار از کی کیو ای دی در کلاس روابط رسانه ای من در مقطع کارشناسی ارشد دانشگاه استنفورد سخن می گفت. او گفت او احتمال ندارد که یک داستان را دو بار پوشش دهد. با او تماس نگیرید و نگویید، «من من دیدم که موضوع فلان را پوشش داده اید، شرکت من دقیقا همین کار را می کند.» به جز متقاعد کردن افرادی که تاکنون هیچ داستانی نداده اند، این کار برای سایرین امکان کمی دارد، بویژه برای یک خبرنگار در یک رسانه رقابتی.

۵٫ ارائه چیزی ویژه که درباره هیچ چیز نیست.
تک کرانچ از داستان هایی مشارکتی کمک می گیرد اما آنها هیچ چیزی که منحصر به فرد باشد ارائه نمی کنند.

۶٫ پرش به عقب بعد از شکست.
نگذارید روابط رسانه ای عالی مردمی به عقب باز گردند. زمان بندی ممکن است تمام شود. این ممکن است یک سال ساخت روابط را برای خرید اپلیکیشن را در اداره منزل نیاز داشته باشد. برای مثال، این موردی بود که یکی از مشتریان من مطرح می کرد.

۷٫ تماس با خبرنگار صحیح.
اگر داستان شما مربوط به یک نرم افزار بازاریابی اجتماعی بی تو بی است، با نویسنده کسب و کار در رسانه های اجتماعی هافینگتون پست تماس بگیرید و از تماس با یک وبلاگ نویس نخبه در مسائل سیاسی روز خودداری کنید. پروفایل ها را در توییتر چک کنید تا بتوانید روزآمد جزئیات شغل افراد را ببینید. تغییرات در مشاغل خیلی زیاد اتفاق می افتند.

۸٫ وانمود کنید که با مادربزرگتان صحبت می کنید.
از استفاده کردن واژه های تخصصی مانند «ماموریت بحرانی» و مانند آن بپرهیزید و هر چه می گویید را توضیح دهید. اگر یک دستگاه ذخیره سازی در فروشگاه برای ۵۰۰ فیلم جا دارد، دیگر از گیگابایت صحبت نکنید. وانمود کنید که دارید با مادر بزرگتان صحبت می کنید.

۹٫ به مکان ها بروید.
برای افزایش شانس خود در ملاقات با خبرنگاران، به سراغ آنها بروید و توجه شان را به خودتان جلب کنید. یک گفتگو در کنفرانس صنعتی یا یک ملاقات ترتیب دهید. به یک شهر سفر کنید که گزارش گران در آنجا حضور دارند. من یک ملاقات با لزی لاپوسکی از وایرد و سیلیکون ولی ترتیب دادم که اخیرا در نتیجه آن توانستم مقاله ای فوق العاده را در مورد موضوع مورد نیازم بدست بیاورم.

۱۰٫ یک داستان کامل بگویید.
داستان سرایی یک آغاز، میانه، انتها و قهرمان دارد. شخص را زمانی وارد کنید که شما با یک گزارشگر در حال صحبت می باشید. در مجموع حقیقت این است که صاحبان شرکت دوست ندارند که مشکلات مشتریان برجسته شود. داستان های فیلم سونی که در قالب «مصاحبه» منتشر شد، مشکلات زیادی را برای آنها به وجود آورد.

۱۱٫ یک داستان بگویید که قلب ماجرا در آن باشد.
یک مشتری اپلیکیشن یکی از ویژگی های جدید برنامه اش را پیش از اطلاعیه آزمایش کرد. داستانی برجسته در ارتباطات درباره یک مادر بود که سعی می کرد ملاقاتش را به پایان برساند که بتواند کادوی کریسمس را به بچه هایش برساند. این باعث جلب توجه شد. مشتری دیگری داستانی درباره اینکه چطور سه جراحی قلب باز بر روی یک جوان ۱۹ ساله انجام شده است. اینکه وی هنوز سالم است و الهام بخش موسس شرکت نرم افزار تناسب اندام می باشد در حالیکه هنوز در مدرسه است.

۱۲٫ اخبار را اعلام کنید اما به موقع این کار را انجام دهید.
کمپین شما نیاز دارد که با آنچه که در دنیا اتفاق می افتد همخوان باشد. دقیقا الان به نظر می رسد که فیلم سونی با نام «مصاحبه»، قطعنامه ای برای خریدهای نوروزی در سال جدید است. یک هفته پیش بیل کوسبی این جایگاه را داشت. به زودی کاهش وزن و تناسب اندام، در سوپر بال ۲۰۱۵ و روز ولنتاین مطرح می شود. در آگست این مساله به مدارس باز می گردد.

۱۳٫ از عناصر غافلگیری استفاده کنید.
اسنپ چت، نرم افزار «ناپدید سازی پیام» زمانی برای ارزشمند شدن از طریق عمومی سازی یافته است و این کار را با رد کردن پیشنهاد ۳ میلیون دلاری فیسبوک انجام داد. جای تعجب است که این کار را به خاطر تعیین مقدار مطلق انجام دادند. بعد از آن، هرکسی می داند که آنها بوده اند. گزارشگران دوست دارند که شگفت زده شوند.

۱۴٫ به صورت بصری ارائه دهید.
همیشه یک عکس از بنیانگذار، عکسی از صفحه اپلیکیشن و سایر گرافیک های دستی داشته باشید. اینفوگرافیک ها و ویدئوها محبوب هستند. برای یادداشت های رسانه اجتماعی، از یک ابزار رایگان گرافیکی مانند کانوا استفاده کنید. یک عکاس باهوش خبری استخدام کنید تا بتوانند کارهای روابط عمومی شما را عکاسی کنند.

۱۵٫ این را به خودتان بنویسید.
برخی رسانه ها نظیر بازفید، تکچرچ، و وایرد با مود مشارکتی را می پذیرند. وبلاگ من بر روی یک وبسایت محبوب حمایت شده است. اگر مقالات شما خوب است، این می تواند در صفحه اصلی ترویج شود. جسارت شرکت عمومی سرمایه گذاری کاتالیست پارتنرز به عنوان شرکتی شناخته شده است که صاحب مواد منتشر شده خودش است. این به این دلیل است که رئیس ارتباطات بازاریابی آن خودش یک خبرنگار می باشد.

 

۱۶٫ روی موضوع خود تمرکز کنید.

این نخستین و تنها تصویر است، بنابراین بنویسید و بازنویسی کنید تا اینکه به موضوع خوبی برسید. گزارشگران و روزنامه‌نگاران روزانه ۲۰۰ الی ۵۰۰ ایمیل دریافت می‌کنند. ایمیل شما را چگونه خواهند دید؟ همچنین بسیاری از آنها ایمیل‌های شما رو روی موبایل خود می‌خوانند. فکر کنید که چگونه موضوع ایمیل شما در این حالت به نظر می‌رسد.

۱۷٫ نوشتن تیتر یک متقاعد کننده.

 این اصل قضیه است. باید تصویرتان از رنگ کافی برخوردار باشد تا خواننده را خسته نکند. کار اصلی شما این است تا بخش‌های عمده از اطلاعات ضروری را در نوشته خود جای دهید. به هم چسباندن و یکپارچه کردن کل داستان وظیفه خبرنگار است. اگر قبلاً داستان را کامل کرده‌اید، این کار سبب می‌شود که جذابیت کار برای آنها از بین برد.

۱۸٫ داستان خبری را خود توصیف کنید.

باخبری جذاب که داستان شما را به جا و به موقع جلوه می‌دهد ظاهر شوید.

۱۹٫ مانند یک روزنامه‌نگار فکر کنید.

مخاطب یا روسای آنها چه می‌خواند؟

۲۰٫ درباره پیشینه اهداف مورد نظر خود تحقیق کنید.

بدانید که در چه زمانی آنها مفید واقع می‌شوند و چه چیزی را پوشش می‌دهند. این امر تاثیری شگرف برجای می‌گذارد.

۲۱٫ اهداف خود را روی توییتر دنبال کنید.رویه‌ها را برای خبر خود بشناسید،

همچنین داستان‌هایی که یک روزنامه‌نگار با آنها مرتبط بوده است و آنچه که درباره آن‌ها توئیت می‌زنند.

۲۲٫ یک ایمیل را به صورت همزمان به چندین خبرنگار بفرستید.

اگر قرار است پیرامون یک خبر واحد به بیش از یک نفر ایمیل بزنید، همه را در یک حلقه روی ایمیل تان جای دهید، آنها همکار هستند و در صورتی که آنها را با ایمیل خود گیج نکنید از شما متشکر خواهند بود.

۲۳٫ برای محتوا از لینک استفاده کنید.

از طریق قرار دادن لینک و اتصال محتوای خود به اطلاعات پس‌زمینه‌ای طولانی‌تر، ایمیل خود را کوتاه نمایید.

۲۴٫  گزارش اختصاصی را پیشنهاد کنید.

هنوز هم گزارش‌های خاص با خود یک تن وزن را حمل می‌کنند، و خوب است که از آنها بخواهید تادر زمانی مشخص به شما پاسخ دهند.

 

۲۵٫ زبان خاص را بدانید.

سرویراستاران یا تولید کنندگان دارای زبان خاص خود هستند. تمام سعی خود را بکنید تا با آنها از طریق زبان خودشان صحبت کنید.

منابع

۱٫ اصول روزنامه‌نگاری دکتر کاظم معتمدنژاد
۲٫ مصاحبه خلاق احمد توکلی
۳٫ روزنامه‌نگاری نوین حسین قندی
۴٫ تئوری و عمل در ارتباطات و روابط عمومی میرسعید قاضی

۵٫ شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران(شارا)