مدیریت مؤثر تیم به کمک الگوی POSDCORB

فرض کنید تیم مشتاقی را مدیریت می کنید؛ تیمی که برای ایده های خلاقانه و ابتکاری اش معروف است. شکی ندارید که اعضای این تیم مهارت ها و انرژی لازم برای موفقیت را دارند، اما می خواهید آنها را حمایت و هدایت کنید تا به مؤثرترین شیوه ممکن کار کنند.

الگوی POSDCORB می تواند در این امر به شما کمک کند. این الگو تشکیل شده از هفت وظیفه اصلی مدیر که در سال ۱۹۳۷ توسط لوتر گولیک  (Luther Gulick)  و لیندال اورویک (  Lyndall Urwick) (از اعضای کمیته اجرایی فرانکلین روزولت، رئیس جمهور ایالات متحده) برای نظم دهی به سیستم اجرایی دولت آمریکا طراحی شد.

گولیک در مقاله ای با عنوان« Notes on the Theory of Organization» می پرسد:  وظیفه مدیر اجرایی چیست؟ او چه می کند؟ او پاسخ را در سرواژه POSDCORB  خلاصه می کند. در این مقاله شرح می دهیم که الگوی POSDCORB  مخفف چه واژه هایی است و چگونه می تواند به تیم یا سازمان شما در جهت تمرکز بر وظایف اداری و اجرایی و کاهش ضعف های بالقوه اش کمک کند. اگرچه قدمت POSDCORB تقریباً به ۸۰ سال پیش باز می گردد، اما مبنای تئوری آن هنوز هم می تواند برای مدیران عصر حاضر مفید باشد.

تعریف

الگوی POSDCORB مخفف جمله ای  است که گولیک و اورویک آن را به عنوان مسئولیت های اصلی نظم دهی در تیم یا سازمان می پنداشتند و از حروف اول این واژه ها تشکیل شده است: Planning  (برنامه ریزی)، Organizing  (سازمان دهی)، Staffing  (استخدام)، Directing  (مدیریت)، Coordinating  (هماهنگی)، Reporting  (گزارش دهی) و Budgeting  (بودجه بندی).

این مفهوم، یکی از چند تئوری اولیه مدیریت مانند اصول مدیریت هنری فایول و مدیریت علمی فردریک تیلور است. این مفهوم اساس مفاهیم مدیریتی مانند «حیطه کنترل» (که به تعداد اعضای تیم که مدیر می تواند بر آنها نظارت داشته باشد می پردازد) و «وحدت فرماندهی» (اخذ فرمان و دستور فقط از یک فرد واحد) را شکل داده است.

۷ عنصر POSDCORB

در اینجا نشان می دهیم که شما چگونه می توانید از هر سرواژه POSDCORB  برای وظایف سازمان دهی خود به بهترین شیوه استفاده کنید.

برنامه ریزی: هدف خود را مشخص کرده و برنامه ریزی کنید که شما و تیم تان چه باید بکنید تا به هدف تان برسید. برای مثال، شاید باید تمام سفارشات مشتریان در عرض ۲۴ ساعت به مکان موردنظر فرستاده شوند. برنامه ریزی در این مورد، یعنی شناسایی همه کارهایی که برای رسیدن به این هدف باید انجام شوند.

سازمان دهی: تیم تان را چنان سازمان دهی کنید که بهترین عملکرد را داشته باشد. به ساختار تیم و اینکه چگونه زیربخش هایش با هم هماهنگ می شوند، توجه کنید. در مورد شعبات گزارش دهنده خود و تعداد افراد هر تیم و نقش های آنها فکر کنید. آیا این شیوه، مؤثرترین شیوه ممکن است یا جای بهبود دارد؟

استخدام: اعضای کارآمد برای سازمان مولد، بسیار ضروری هستند. انتصاب افراد مناسب برای نقش های مختلف مسئله مهمی است تا آنها بتوانند به صورت مؤثر کار کنند. استخدام مؤثر را مدنظر قرار داده و افراد را آموزش داده و مهارت های شان را توسعه دهید و با توجه به مهارت ها و تخصص ها، به هر کس شغل مناسبی بدهید.

مدیریت: مدیریت شامل وظیفه مستمر تصمیم گیری و گنجاندن این تصمیم ها در بخش نامه هایی می شود که در نهایت به اعضای تیم می رسد. نشست های منظمی با اعضای تیم ترتیب و ارزیابی های عملکردی انجام دهید تا نکات لازم به ایشان گوشزد شود و اطمینان حاصل کنید که آنها از هدف خودشان کاملاً آگاه هستند.

هماهنگی: شامل هماهنگی افراد و کارهای آنها می شود. گولیک توضیح می دهد که مدیران چگونه زمان و انرژی محدودی دارند و می گوید این مسئله باید زمانی که تعداد اعضای تیم تحت نظارت مدیر، تعیین می شود (حیطه کنترل و نظارت) مدنظر قرار بگیرد. او همچنین تأکید می کند که هر عضو تیم باید تنها از مدیر دستور بگیرد تا سردرگمی ایجاد نشود (وحدت فرماندهی). با ایجاد هماهنگی در تیم خود به این شیوه، بهترین استفاده از منابع را خواهید داشت و اعضای تیم تان فعالیت ها و فرآیندهای مشخصی خواهند داشت.

گزارش دهی: کارمندان را در جریان امور قرار بدهید. اخبار، نتایج و اطلاعات کلی را در قالب گزارش های رسمی و آپدیت های معمول شرکت به آنها برسانید تا روحیه و تعهد و بهره وری آنها تقویت شود. اعضای تیم هم باید مسائل، دغدغه ها و پیشرفت های خود را گزارش دهند.

بودجه بندی: از طریق برنامه ریزی، تخمین و نظم دهی به مسائل مالی خود، هزینه های تان را با درآمدتان تنظیم کنید. بودجه ای برای خود لحاظ کنید که اجازه کنترل هزینه ها و درآمدهای سازمان تان را بدهد و بتواند میزان موفقیت پروژه را تعیین کند.

شما می توانید از این مدل به عنوان چک لیست استفاده کنید تا مطمئن شوید که همه عملکردهای اصلی حوزه اجرا در تیم یا سازمان تان لحاظ شده است.

مزایا

برخی از وظایف اجرایی شاید خیلی جالب نباشند، اما در موفقیت اداره تیم یا سازمان مهم هستند. الگوی POSDCORB برای حصول اطمینان از اینکه به تمام مسائل مهم توجه کرده اید، مفید است. برخی از مزایایی که استفاده از این الگو برای شما و تیم تان به ارمغان می آورد، اینها هستند:

– تقسیم کار: وظایف به صورت مساوی بین اعضای تیم یا سازمان تقسیم می شود

– تسلط و مسئولیت: اعضای تیم می دانند که از چه کسی باید دستور بگیرند و مسئولیت شان چیست

– نظم: افراد از وظیفه خود و زمان آن آگاه هستند

– هدایت و مدیریت: همگی از اهداف به صورت شفاف آگاه هستند

– کار تیمی: اعضای تیم برای رسیدن به اهداف مشترک کار می کنند

– نظم: ساختار سازمانی شفاف و فرآیندهای منسجمی وجود دارد که همه از آن تبعیت می کنند.

معایب

اگرچه الگوی POSDCORB برای ایجاد زیربنای مسائل اداری و اجرایی دولتی در آمریکا مفید بوده، اما به خاطر سادگی بیش از حد و عدم سازگاری با شیوه کاری تیم ها و سازمان های مدرن، مورد انتقاد قرار گرفته است.

اقتصاددان آمریکایی هربرت سیمون(  Herbert Simon ) مفاهیم «حیطه کنترل و نظارت» و  «وحدت فرماندهی» را مورد انتقاد قرار داده است. او اعتقاد دارد که کاهش تعداد اعضای تیم، برای سهولت نظارت مدیر بر آنها، می تواند منجر به سطوح چندگانه و غیرضروری مدیریت شود. او همچنین دستور گرفتن از منبعی واحد را به عنوان محدودیتی برای اعضای تیم مطرح می کند.

مـــارک مـــور  (Mark Moore) در کتابش با عنوان  «Creating public value»  می گوید الگوی POSDCORB  خیلی درون نگر است. او عقیده دارد که مهم ترین وظیفه مدیر، درک و هدایت سازمان به سمت مشتریان از طریق محصولات و خدمات آن است.