نقش ها و کارکردهای کلیدی ارتباطات
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– در سازمان و در گروه، ارتباطات نقش عمدهای ایفا می کند: کنترل، ایجاد انگیزه، ابراز احساسات و اطلاعات.
به چند طریق می توان از طریق ارتباطات رفتار اعضا را کنترل کرد. در سازمان سلسله مراتب اختیارات و دستورالعمل ها یا رهنمودهای رسمی وجود دارد که کارمند باید آنها را رعایت کند. برای مثال هنگامی که کارکنان باید شکایت خود را به سرپرست مستقیم خود بدهند یا هنگام انجام کار که باید طبق شرح وظایف عمل کنند و یا سیاست های شرکت را به اجرا در آورند، ارتباطات به عنوان یک عامل کنترل کننده به حساب می آید.
ارتباطات غیررسمی هم رفتار افراد را کنترل می کند. هنگامی که اعضای گروه فردی را که بیش از حد تولید می کند مورد تمسخر قرار می دهند، در واقع ارتباطات غیررسمی برقرار می شود و رفتار عضو کنترل می گردد. از طریق مشخص کردن آنچه کارمند باید انجام دهد، شیوه های که کار باید انجام شود و تعیین پاداشی که به عملکرد تعلق می گیرد، ارتباطات می تواند پدیده انگیزش را تقویت کند. تعیین هدف های ویژه، بازخور نمودن نتیجه پیشرفت و تقویت رفتارهای مطلوب، همگی موجب تقویت انگیزش افراد میگردد، که برای حصول آن از ارتباطات استفاده می شود.
برای بسیاری از کارکنان، گروه کاری تنها منبعی است که می توان بدان وسیله ارتباط اجتماعی برقرار کرد. ارتباطی که در درون گروه صورت می گیرد یکی از ابزارهای اصلی است که اعضا به وسیله آن میزان استیصال و نوع احساسات خود (در مورد رضایت یا نارضایتی از کار) را ابراز می نمایند. بنابراین ارتباطات راه را برای ابراز احساسات هموار می سازد و بدین گونه نیازهای اجتماعی تامین می گردد. آخرین نقشی که ارتباطات در سازمان و گروه ایفا می کند، مربوط به نقشی است که در فرایند تصمیم گیری به عهده دارد. از طریق سیستم ارتباطی، اطلاعات مورد نیاز افراد و گروه به آنها داده می شود و با توجه به داده های انتقال یافته، راه ها شناسایی شده و مورد ارزیابی قرار می گیرند (رابینز، ۱۳۸۹).
کارکرد اساسی ارتباطات را عموما تاثیر بر دانش و رفتار گیرنده پیام از طریق اطلاع رسانی، راهنمایی، قانونمند کردن، اجتماعی کردن، تشویق و ترغیب می دانند (باکر، ۲۰۰۰).
نیهر[۱] در سال ۱۹۹۷ به تعریف کارکردهای اولیه ارتباطات سازمانی می پردازد:
جلب توافق( همکاری)؛
رهبری، انگیزش و نفوذ؛
معنا کردن/ مفهوم بخشی؛
حل مسئله و تصمیم گیری؛
مدیریت بحران، مذاکره و چانه زنی؛
نیهر به جای تمرکز بر کارکردهای منفرد ارتباطات، کارکرد مجموعه روابط سازمان را مورد توجه قرار داده و مجموعه وظایف اطلاع رسانی، راهنمایی و قانونمند کردن را در یک مجموعه گردهم می آورد. او همچنین بر کارکردهای اصلی ارتباطات سازمانی از قبیل مدیریت بحران، تشخیص مشکلات و حل آنها، مدیریت مذاکرات و چانه زنی تاکید بیشتری دارد (نیهر، ۱۹۹۷).
میرز و میرز[۲] معتقد به سه کارکرد اولیه ارتباطات به شرح زیر هستند:
۱٫ هماهنگی و نظاممند کردن عملیات تولیدی: این کارکرد در طول زمان دستخوش تغییرات بوده است. در بسیاری از سازمانها وظایف پیچیدهتر شده و کمتر از قبل تکراری می باشد. نتیجتاً دیدگاه های بروکراتیک ارتباطات سازمانی دیگر نمی تواند کافی باشد. در عملیات تولیدی، لازم است روابط بین کارگری پویا، دو سویه و افقی بوده و روابط بین مدیران و کارگران غیر تکراری، دو سویه و عمودی باشد. به این ترتیب هرگاه ارتباطات ابزار هماهنگی و نظام مندی باشد، به پدیدهای مشکل تر، پیچیده تر و مهمتر بدل خواهد شد.
۲٫ اجتماعی کردن: کارکرد اجتماعی کردن ارتباطات به روابط انسانها سازمانها مربوط می شود، بدین معنی که دستیابی به مجموعه اهداف سازمان مستلزم هماهنگی موثر فعالیت های مختلف سازمانی است. این کار ممکن نمی شود، مگر از طریق نفوذ در قلوب و اذهان اعضای سازمان. استفاده از ارتباطات برای اجتماعی کردن اعضای سازمان منوط به تقویت ارزش های سازمانی، تلفیق اهداف فرد و سازمان، ایجاد فرهنگ و فضای مناسب سازمانی است. در این حالت ارتباطات اعضا و رهبران سازمان نه یک سویه و از بالا به پایین، که دوجانبه می باشد.
۳٫ نوآوری: ارتباطات نه تنها در بهبود کنترل و هماهنگی سازمان موثر است، بلکه موجب افزایش نوآوری نیز می گردد. بهره گیری از ارتباطات برای بالا بردن نوآوری مستلزم ارتباطات قوی و آزاد در داخل و خارج سازمان است (جاجی زاده، ۱۳۸۴).
۱٫ Neher
۲٫ Myers Myers
عضویت در خبرنامه
نظرات بسته شده است.