گام اول در مدیریت عملکرد کارکنان برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری برای تعیین استانداردهای عملکرد است که گام‌های زیر را شامل می‌شود:
تجزیه و تحلیل شغل
پرسشنامه‌ای استاندارد تهیه کنیم تا تمام شاغلین آن شغل کلیه فعالیت‌های آن شغل را با ذکر مدت زمان، اولویت انجام، تکرارپذیری در روز و هفته و ماه و سال، توانایی‌های لازم برای انجام آن وظیفه، ریسک‌های انجام کار و اینکه این ریسک‌ها به چه کسی برمی‌گردد مشخص کنند.
در این مرحله لازم است فرم «تجزیه و تحلیل شغل» را شاغلین تکمیل کنند:
– کلیه فرآیندهای کاری شاغل لیست شود.
– به سوال هر فرآیند که از چند مرحله تشکیل شده است پاسخ داده و هر مرحله به‌طور مستقل با اولویت انجام آن، ذکر شود.
– وظیفه‌های شغل را «که یک جمله خبری راجع به فعالیت است و شامل عامل شغلی، وظیفه یا کار می‌شود به‌صورت واضح و گویا و بدون درنظر گرفتن عنوان فرآیند ذکر کند.
– از شاغل سوال شود هر وظیفه از او چه مقدار زمان (برحسب دقیقه) می‌گیرد و در چه دوره زمانی (روزانه، هفتگی و…) و با چه اولویتی تکرار می‌شود.
– از شاغل سوال شود برای انجام این وظیفه چه توانایی لازم است و میزان سطح آن چه مقدار است و شاغل اقدام به اولویت‌بندی در سه سطح کند.
– از شاغل سوال شود در صورتی‌که به هر دلیل انجام فعالیت مورد نظر به‌صورت مطلوب انجام نشود، چه مقدار ریسک ایجاد می‌شود.
مخاطرات ممکن است از جنس موارد ذیل باشد:
مرتبط با سلامت جسمی، مرتبط با سلامت روانی، مرتبط با خسارت‌های مالی، مرتبط با پاسخگویی به مسئولیت‌ها، مرتبط با فرسودگی و… همچنین اثر‌گذاری شامل موارد ذیل است:
فرد، گروه کاری، سازمان، مشتری، جامعه
اطلاعات جمع‌آوری شده براساس روش فوق را در قالب یک جدول گردآوری و اطلاعات موجود را عدد‌گذاری کنید.
تعیین معیارهای کلیدی عملکرد:
به این ترتیب شما می‌توانید کاملا استفاده از روش‌های کمی فعالیت‌های کیفی را اولویت‌بندی کنید. به بخش کلیدی دیگری می‌رسیم؛ باید بگویید ابزار سنجش عملکرد در این پارامترها چه چیزی است. یعنی ملاک اندازه‌گیری خوب و بد این فعالیت چیست.
تعیین ابزار سنجش و شناخت معیار و تعیین اهداف برای شاخص:
ملاک‌های اندازه‌گیری شامل معیار عملکرد عینی (اندازه‌گیری جنبه‌های کمیت‌پذیر عملکرد شغلی) معیارهای عینی معمولا با شمارش، زمانبندی و… به‌دست می‌آید و با ارزیابی «نتایج نهایی» مثلا تعداد تولید، مقدار درآمد و… رابطه دارد ولی تعیین رابطه میان معیار ذهنی و نتایج آن مشکل است. لذا معیارهای عینی کمتر از معیارهای ذهنی دچار اشتباه یا تحریف می‌شوند. اینها معمولا از جنس روند‌ها و داده‌ها و ارقام گذشته است.
معیار عملکرد ذهنی (قضاوت‌ها یا تخمین‌های انجام گرفته توسط فردی صاحب دانش و اطلاعات)
این ملاک‌ها بیشتر در زمینه فعالیت‌ها و شغل‌های دانشی و تخصصی کاربرد دارند.
معیارهای اندازه‌گیری ارزیابی باید دارای موارد زیر باشد:
– تناسب (معیارهای تعیین شده با معیارهای واقعی شغل چه مقدار رابطه دارد)
– عدم آمیختگی (مخدوش نبودن و خالص بودن برنامه)
– کارآمدی (عدم محدودیت معیارها در ارزیابی دقیق عملکرد)
– مفید (معیارهای عملکرد را در سنجش یک شغل مشخص در یک سازمان مشخص قابل استفاده می‌کند)
نکاتی کلیدی برای تعیین شاخص‌ها و استانداردهای اندازه‌گیری و درجه‌بندی معیارها
– در هر مقیاس یک اندیشه را دنبال کنید و مقیاس‌ها را جداگانه درجه‌بندی کنید.
– از واژه‌هایی استفاده کنید که برای همه قابل فهم بوده و همه یک استنباط از آن داشته باشند.
– آنچه را که می‌بینید درجه‌بندی کنید نه آنچه را که استنباط می‌کنید.
– از کلی گویی پرهیز کنید.
– از مفاهیم مبهم پرهیز کنید.
– نکته کلیدی: درجات ارزیابی حداقل دو تایی و حداکثر پنج‌تایی باشد. ادامه دارد…
مدیر ارشد منابع انسانی لابراتوارهای طبیعت زنده (سینره)
ارتباط با نویسنده: Khoshvaghti. hrm@tezlabs. com
