همه آنچه برای کارمندان پرتلاش لازم است / سازماندهی بهتر، کار بیشتر

بی نظمی همیشه نگران کننده است. فرقی ندارد در خانه به دنبال پیراهن یا دفترچه یادداشت تان باشید یا در محل کار در میان خیل عظیم پرونده های بایگانی نشده غرق شوید. در هر دو حالت این بی نظمی هزینه اضافی را بر دوش شما خواهد گذاشت.

بررسی های مؤسسه «تولیدگری ساده» در بین سال های ۲۰۱۲ تا ۲۰۱۳ نشان می دهد که رفع بی نظمی و شلختگی محیط کار در مورد کسب وکارهایی که در خانه اداره می شوند، موجب افزایش ۴۰درصدی کارآمدی می شود. این آمار برای دفاتر کاری اهمیت بیشتر دارد. در واقع براساس این پژوهش به طور معمول کارمندان یک ساعت از وقت خود را صرف یافتن اشیای مختلف در محل کار می کنند. با یک محاسبه ساده سرانگشتی، حجم اتلاف وقت کارمندان در یک سال هزینه  ای بسیار گزاف تر از آنچه در کسب وکارهای خانگی روی می دهد، نشان خواهد داد.

اگر تا اینجای کار هنوز متقاعد نشده اید که نیاز به تغییر اساسی در شیوه زندگی حرفه ای تان دارید، اشاره به آمار رسمی فرانسه در مورد پرداخت مالیات ها به شما در شفاف تر اندیشیدن کمک خواهد کرد. بر این اساس حدود ۶۷٫۹ درصد پرداخت های دیرهنگام مالیاتی به سبب مفقودی اخطارنامه و برگه مالیاتی از سوی مالیات دهندگان است.

همه این توضیحات بیانگر لزوم ایجاد تغییر در شیوه زندگی و فعالیت حرفه ای است. با این حال پرسش اصلی این است که از کجا باید شروع کرد؟ خوشبختانه در اینجا جان رمپتون، نویسنده ویژه مجله Entrepreneur چند راهکار به منظور بهبود نظم و سازماندهی بهینه محیط کار ارائه کرده است.

آداب و رسوم را دست کم نگیرید

آداب و رسوم در زندگی مدرن به دست فراموشی سپرده شده اند. با این حال هنوز هم بقایای این دستاوردهای کهن در زندگی ما به چشم می خورد. یکی از این رسوم سنتی که هنوز هم در محیط کار قابل مشاهده است، مکالمه های صبحگاهی کارمندان و همچنین استراحت ظهرگاهی به همراه صحبت های جسته وگریخته است. بررسی های پژوهشگران مؤسسه هاروارد بیزینس نشان داده که این استراحت های کوتاه در میان فعالیت روزانه به ما در تقویت تمرکز و بهبود کیفیت کاری مان کمک خواهد کرد.

علاوه بر این سنت کهن گمان می کنم موضوع حضور در محل کار پیش از سایر همکاران یکی دیگر از توصیه های فرهنگی است که در اغلب کشورها یافت می شود. اگرچه به ندرت این توصیه تاریخی مورد توجه واقع می شود، اما پژوهشگران مؤسسه «تولیدگری ساده» نشان داده است که شروع فعالیت روزانه پیش از دیگران به شما در حفظ تمرکز و نظم کمک خواهد کرد. در هر صورت اگر پیش از همه در محل کار حاضر شوید، زمان کمتری را با دیگران و دردسرهای روزانه ای که به علت ناهماهنگی میان شما و آنها بروز می کند، سپری خواهید کرد.

آخرین توصیه ای که در این بخش مورد بررسی قرار خواهد گرفت، پرهیز از استفاده از تلفن همراه و به ویژه شبکه های اجتماعی در طول مدت کار است. اینکه هر چند دقیقه یکبار اکانت توییترمان را چک کنیم و سری به اینستاگرام بزنیم، تمرکز و نظم موجود را نابود خواهد کرد. در بهترین حالت توصیه می شود در طول مدت کار به تلفن همراه تان کاری نداشته باشید و از شبکه های اجتماعی دوری کنید. با این حال اگر به قدری به این دو مقوله وابسته هستید که این کار برای تان ناممکن است، دست کم هر چند ساعت یکبار به آنها سر بزنید.

ذهن خالی، تمرکز بیشتر

دنیل جی لویتین، یکی از مشهورترین متخصص های حوزه روان شناسی شناختی است. وی معتقد است که در طول روز ذهن ما با ایده های مختلفی پر می شود و بعد از چند ساعت در عمل دیگر فضایی برای تمرکز بیشتر روی امور مهم نخواهد داشت؛ «یک روز کاری حداقل ۲۰ ایده را به ذهن ما منتقل می کند. گمان نمی کنم در حالی که ذهن مان درگیر چند مسئله متفاوت و در برخی موارد بی ربط به کارمان باشد، بتوانیم تمرکزمان را حفظ کنیم.»

بر همین اساس لویتین توصیه مخصوص خود را در مورد بیرون ریزی ایده ها از ذهن مطرح می کند؛ «یک تکه کاغذ پیدا کرده، تمام ایده ها و افکاری که ذهن تان را به خود مشغول کرده، در آن یادداشت کنید. به یاد داشته باشید که این کاغذ باید شامل تمام ایده ها با جزییات  شان باشد. سپس می توانید با خیال راحت کاغذ را مچاله کرده و به درون سطل زباله پرت کنید.»

تمرین مورد نظر لویتین باعث خالی شدن ذهن در میانه فعالیت کاری خواهد شد. به این ترتیب با ساده ترین راهکار ممکن تمرکزتان افزایش خواهد یافت.

جای زباله ها در انباری نیست

اغلب افراد خیلی سخت از شر وسایل شان خلاص می شوند. این امر به دلیل نیازشان به آن وسایل نیست، بلکه توهم آنها نسبت به اینکه روزی آن وسیله کاربرد خواهد داشت آنها را در تنگنا قرار می دهد.

نگاهی به قفسه مخصوص تان در محل کار بیندازید. به احتمال فراوان بیش از ۴۰ درصد لوازم موجود دیگر کاربردی برای شما و هیچ شخص دیگری در آن شرکت نخواهند داشت. اگر این لوازم و ابزارها را رها کنید، دیگر هنگام جست وجوی وسایل سردرگم نخواهید شد. در ابتدای مقاله اشاره شد که کارمندان به طور متوسط یک ساعت از وقت روزانه خود را به جست وجوی لوازم موردنیاز در محل کار اختصاص می دهند. پیش بینی می شود اگر لوازم غیرضروری از محیط کار جمع آوری شود، این زمان به نصف تقلیل یابد.

باید توجه داشت که در این مورد استمرار، نقش کلیدی را ایفا می کند. اینکه یکبار محیط کار را مرتب کنیم، پاسخگوی نیازمان نیست. باید به طور متناوب این عمل انجام گیرد تا نتایجش نیز پایدار باشد.

تکنولوژی امیدوارکننده

ابزارهایی از قبیل یادآور آماد کردن غذا در آشپزخانه، اپ های یادآوری و یادداشت برداری نظیر Evernote، مبل های چندکاره و نرم افزارهای هماهنگ سازی شبکه از سوی کسانی مورد استفاده قرار می گیرد که عزم جدید برای صرفه جویی در وقت شان دارند. اگر هر کدام از کارهایی که یک برنامه هماهنگ ساز انجام می دهد، به طور مجزا از سوی یک کارمند صورت گیرد، زمان زیادی صرف شده و سازماندهی این حجم از فعالیت نیز دشوار خواهد بود.

برای مثال Evernote توانایی نگهداری اطلاعات در فرمت های مختلف در عین صرفه جویی در زمان را دارد. با استفاده از این اپ دیگر از شر نگهداری کاغذهای پراکنده و احتمالا گم کردن آنها خلاص خواهید شد.

افراد منظم کمال گرا نیستند

نیکل مانزیا، نویسنده حوزه مدیریت سازمانی معتقد است که انگاره نادرستی در مورد کمال گرایی افراد منظم و سازمان یافته وجود دارد؛ «بیشتر مردم گمان می کنند که افراد منظم کارمندانی افراطی در حوزه کمال گرایی هستند. با این حال واقعیت بیانگر امر دیگری است. اینگونه افراد به خوبی از محدودیت های عمل شان آگاهی دارند و به جای مکث فراوان به امید بهبود کیفیت پروژه آن را تمام کرده و به دنبال پروژه بعدی می روند.»

آنچه مانزیا در مورد عملکرد افراد منظم می گوید کمک فراوانی در راستای افزایش تولید شرکت در مقیاس وسیع خواهد کرد. همچنین نکته جالب در مورد اجرای این شیوه، سازماندهی هزینه نسبتا پایین در مقایسه با استفاده از برخی تکنولوژی های سراسری در یک شرکت یا سازمان است.

نظم فرار نمی کند

اگر از افراد شلخته پرسیده شود علت دوری از نظم شان چیست، به احتمال فراوان چنین پاسخی شنیده خواهد شد؛ نظم حداکثر یک یا دو هفته پایدار خواهد ماند. بعد از این مدت دوباره بی نظمی حکمفرما خواهد شد.

لیزا زاسلو، پژوهشگر عرصه روان شناسی و مدیریت، معتقد است که نظم وقتی ایجاد شود دیگر به این راحتی ها رفتنی نیست؛ «اگر شخصی به باشگاه ورزشی برود و وزن کم کند، گمان نمی کنم دیگر عضویتش در آن باشگاه را لغو کند. این امر در مورد نظم و سازماندهی درست نیز صادق است. اگر نتایج نظم و سازماندهی درست را مشاهده کنیم، دیگر از آن دست نخواهیم کشید.»

به نظر زاسلو مشکل اساسی استفاده از روش های غلط از سوی افراد است که نتایج نظم را برای آنها به ارمغان نمی آورد. خوشبختانه با استفاده از پنج شیوه ای که در بالا به آنها اشاره شد، می توان نظم و سازماندهی درست را در محیط کار و زندگی شخصی ایجاد کرد. در این صورت نتایج آن را به زودی مشاهده خواهید کرد.