شناخت افراد مشکل آفرین در سازمان ها و اقدامات موثر در مواجهه با آنها

برخی افراد، با هر دیدگاهی، ذاتا در چگونگی برقراری ارتباط در جلسه سازنده هستند. بقیه خب فقط مشکل محض هستند. تمام آنان مشکلات گوناگونی ایجاد می کنند و به واکنش های گوناگونی نیاز دارند. در اینجا شش نمونه اصلی ذکر شده است:

۱- آدم خودنمای حراف

توجه می خواهد، شیفته بحث است، یا سعی می کند بحث را به انحصار خودش درآورد تا مهارت شخصی اش را به رخ بکشد.

اقدام: نخستین کاری که باید انجام دهید این است که رشته کلام را به دست بگیرید. از هر فرصتی استفاده شود (حتی فقط یک لحظه) تا ایجاد وقفه ای در مشارکت شود، که بهترین شکل آن، با نظریه ای مثبت یا کلمه ای حاکی از تشکر است. بعد ادامه دهید، نقطه شروع جدیدی انتخاب یا بحث را به کس دیگری منتقل کنید. شما می توانید از گروه سود بجویید («نظر بقیه درباره آن دیدگاه چیست؟») – یا سوال به خصوصی بکنید: «آنچه آقای فکور گفت مسئله هزینه ها را پیش می آورد، خانم یگانه شما فکر می کنید آنها احتمالا چه جوری از آب درمی آیند؟» نگذارید این گونه افراد وقت را تلف کنند و دقت کنید به نیت شان از روضه خوانی طولانی شان پی ببرید.

۲- زبان بازها

کسانی که خیلی حراف هستند ممکن است انگیزه های شرورتری در سر داشته باشند. ممکن است فقط نیت شان این باشد که دیگران را از میدان به در کنند تا به طور قطع زمان توجه به نظرشان بیشتر از سهم عادلانه شان شود.

اقدام: در اینجا دستور جلسه ای که در آن تعیین وقت و برقراری نظم و انضباط به شکل صحیح شده باشد، موثر است، در غیر این صورت مجددا لازم است حرف شان قطع و جمع بندی شود یا خلاصه ای خواسته شود، یا مشارکت را فقط بر یک مسئله متمرکز کرد: «قبل از اینکه این مسئله را باز هم بیشتر باز کنیم، میشه شما لطفا نظرتان را درباره فقط مرحله اول خلاصه کنید؟» هنگامی که کنترل در دستان رئیس جلسه باشد، این موضوع را می توان صرفا به مشارکت کننده دیگری در جلسه منتقل کرد.

۳- آدم های مرموز

تقریبا برخورد با کسانی که خیلی ساکت هستند به اندازه برخورد با کسانی که خیلی حرافی می کنند، مشکل است، مخصوصا وقتی که شما بدانید مشارکت شان می تواند مفید باشد. این اشخاص ممکن است کم رو، خجالتی، بی حوصله، بی اعتنا یا بی تجربه باشند و برای گفتن نظرشان اعتمادبه نفس نداشته باشند.

اقدام: در اینجا مطرح کردن پرسش بهترین کار است. برای به راه انداختن شان سوال آسانی بکنید و در صورت لزوم حرف هایی بزنید که اعتماد به نفس شان را تقویت کند.

اگر به خوبی قادر به حرف زدن باشند ولی نخواهند این کار را بکنند، در آن صورت سوال صریح یا مشکلی بکنید یا کمک شان را بخواهید: «آقای فکور، شما با تجربه ای که دارید باید در این موضوع اطلاعات خوبی داشته باشید، نظرتان چیست؟»

۴- کسانی که جلسات جداگانه تشکیل می دهند

ممکن است بعضی از این در گوشی حرف زدن ها سازنده باشد (فکری که به خاطر بحث به وجود می آید)، بعضی نشان دهنده درک نکردن و برخی در قالب اعتراض ناشی از خستگی یا توطئه چینی باشد.

اقدام: متوقف کردن جلسه، پرچانگی را مشخص می کند و همین به تنهایی برای جلوگیری از آن کافی است. ممکن است سوالی مشخص کند، آیا مشکلی وجود دارد، چیزی نامفهوم است؟ اگر این طور باشد خارج شدن از موضوع برای حل آن صلاح است. این اصل که در یک زمان فقط یک نفر صحبت کند باید رعایت شود.

۵- افراد همیشه ناراضی

این شخصی است با اعتراض شدید یا از بعضی لحاظ احساس می کند با او منصفانه برخورد نشده است. ممکن است همین طور هم باشد ولی بعید است جلسه جایی برای حل این مشکل باشد و غالبا چنین شخصی می خواهد گناه را به گردن کس دیگری در جلسه بیندازد.

اقدام: شما باید بررسی کنید آیا، شاید، این اعتراض های مبهم مطلبی واقعی را پنهان می کند، از معترض بخواهید صریح باشد، به هدف مشخص جلسه مجددا اشاره کنید، با استفاده از گروه نیاز به تمرکز را تحکیم کنید، در صورت لزوم اگر قول بدهید موضوع های دیگر را بعدا بررسی می کنید شاید موثر باشد و علت حواس پرتی را برطرف کنید.

۶- افراد موذی

لزوما دلایل زیادی وجود دارد که چرا افراد دقیقا آنچه را که منظورشان است بیان نمی کنند، مثلا: نگرانی از برنامه ریزی بلند مدت تر، یا ترس از دست  دادن آبرو. شخص موذی ممکن است حقایق را کم اهمیت جلوه دهد یا بی جهت بزرگ کند یا تغییر دهد. حتی گاهی، در خصوص واقعیت صرفه جو باشد.

اقدام: یاد بگیرید که حدس بزنید، بپذیرید که چیزی ورای هدف اصلی جلسه در حال پیش رفتن است. آنچه را که باید در مرحله بعد انجام دهید بستگی زیادی به موقعیت دارد. بعضی اوقات مسائل بلند مدت تر یا جنبی را باید به طور موازی بررسی کرد. بعضی اوقات باید بلا فاصله موذی گری را فرونشاند.

ارتباط با نویسنده: Peyman.ahmady@yahoo.com

عضویت در خبرنامه