چگونه ایده های پیچیده را برای دیگران توضیح دهیم
تصور کنید در شرکتی کار می کنید و باید در یک جلسه رسمی برای مدیران بخش های مختلف شرکت سخنرانی کنید. این جلسه در مورد تخصیص بودجه به بخش های مختلف شرکت است و باید آنها را طوری قانع کنید که بودجه بیشتری در اختیار بخش شما قرار دهند. شما از کاری که انجام می دهید اطمینان دارید، اما دیگران ممکن است اولا گروه شما را به خوبی نشناسند و ثانیا شاید اهمیت کار شما را به خوبی درک نکنند. البته این موضوع در مورد جذب سرمایه گذار هم کاملا صدق می کند و بنیانگذار استارت آپ باید سرمایه گذاران را قانع کند که پول شان را برای توسعه ایده او سرمایه گذاری کنند. کار شما خاص است و حتی شاید دوستان تان هم دقیقا ندانند که روی چه موضوعی کار می کنید. شاید شخص سرمایه گذار هم هیچ درکی از ایده شما نداشته باشد. در چنین شرایطی باید چه کاری انجام داد؟
تسلیم شدن را فراموش کنید و بدانید که در بدترین شرایط نیز می توان راه حلی مناسب پیدا کرد. در ادامه این مقاله به نقل از زومیت، به معرفی راه هایی می پردازیم که بتوانید ایده های پیچیده خود را راحت تر برای دیگران توضیح دهید.
۱- مخاطب خود را بشناسید
فراموش نکنید همیشه شنوندگان باید موضوع اصلی هر سخنرانی باشند، بنابراین آنها را به خوبی بشناسید و بدانید که برای چه افرادی می خواهید صحبت کنید. ببینید چه چیزی برای آنها مهم است و به آنها انگیزه می دهد؟ چه سوابق کاری و تحصیلی دارند؟ کدام روش ارتباطی را ترجیح می دهند؟ با چه لحنی دوست دارند ارتباط برقرار کنند.
به عنوان مثال اگر مهندس هستید و می خواهید دستاورد خود را به متخصصان مالی بفروشید، باید جنبه های مالی محصول را برای آنها باز کنید. به آنها بگویید چرا خریدن این محصول برای شان سودآور است و در هزینه های شان صرفه جویی می کند؟ ارزش محصول برای بازار چقدر است؟ چگونه محصول را ارزش گذاری کرده اید؟
با شناختن مخاطبان، می توانید از دانش و تجربه آنها برای چگونگی توصیف ایده استفاده کنید، اما این احتمال را هم در نظر بگیرید که قرار است این افراد را برای اولین بار ملاقات کنید. تصور کنید در یک همایش شرکت کرده اید و هیچ شناختی از شنوندگان ندارید. در چنین شرایطی باید چه کاری انجام داد؟ یکی از راه حل ها این است که قبل از آغاز سخنرانی از آنها بپرسید تا چه اندازه با موضوع مورد بحث آشنایی دارند. سپس با توجه به پاسخی که می گیرد، کارهای زیر را انجام دهید:
۲- یک نکته را برای آنها مشخص کنید
مجله تایمز در مورد اطلاعات نظامی پیچیده جنگ افغانستان، در سال ۲۰۱۰ مطلبی منتشر کرد. در این مقاله نوشته شده بود زمانی که ژنرال جنگ، نمودار استراتژی نیروی نظامی آمریکا را دید، آن را به یک ظرف اسپاگتی تشبیه کرد و گفت: «اگر این نمودار را متوجه شویم، در جنگ نیز پیروز خواهیم شد.» این موضوع در مورد همه چیز صحت دارد. زمانی که مردم با یک موضوع پیچیده روبه رو می شوند، احساس گمراهی می کنند و آن را از یاد خواهند برد. پس چگونه باید یک موضوع یا ایده پیچیده را برای مخاطب توضیح داد؟ از خودتان دو سؤال زیر را بپرسید و اساس سخنرانی را بر مبنای پاسخ آن قرار دهید:
-اگر قرار باشد مخاطبان تنها یک نکته را از توضیحات من برداشت کنند، چه خواهد بود؟
-چرا مخاطبان باید به این موضوع اهمیت دهند؟
تمرکز خود را روی پاسخ این دو سؤال بگذارید و سعی کنید مسئله را به نحوی تاثیرگذار برای مخاطب توضیح دهید.
۳- اطلاعات دهید و از مثال استفاده کنید
تا اینجای کار تحقیقات خود را انجام داده اید و می دانید که قرار است برای چه افرادی سخنرانی کنید. همچنین می دانید که کدام موضوع مشخص را باید توضیح دهید تا در ذهن شان ماندگار شود. چیزی که هنوز در مورد آن اطلاع نداریم این است که این اطلاعات را چگونه به آنها توضیح دهیم تا برداشت دقیق و واضحی از ایده کار داشته باشند.
به عنوان مثال گفتن عبارت: «من ایده ساختن چنین محصول یا طرحی را دارم که می تواند در انرژی و زمان ما صرفه جویی کند و برای پیاده سازی پروژه به این مبلغ نیاز دارم.» می تواند توجه مردم را جلب کند، اما مطمئنا به هیچ کدام از سوال های آنها پاسخ نخواهد داد. اینجا است که داشتن یک قالب بندی برای بیان اطلاعات می تواند به شما کمک کند. نحوه بیان، لغات و مثال هایی که استفاده می کنید تاثیر فوق العاده زیادی روی مخاطب می گذارد و در ذهن آنها ماندگار می شود. بنابراین از مثال های واضح استفاده کنید. به عنوان مثال بگویید: «به نظر شما چه کاری را هیچ کس دوست ندارد انجام دهد؟
پاسخ، گزارش زمان و هزینه است. تیم ما از ۵۰ نفر تشکیل شده است و تک تک اعضای تیم باید هر هفته این گزارش را تکمیل کنند. اگر هر شخص به طور متوسط یک ساعت روی تکمیل گزارش زمان بگذارد، در مجموع ۵۰ ساعت برای تکمیل یک گزارش صرف خواهد شد؛ زمانی که می تواند روی کارها و پروژه های مهم تر گذاشته شود. ما می توانیم با استخدام یک شخص این زمان را تا ۷۵درصد کاهش دهیم و از او بخواهیم که این کار را انجام دهد.» با توضیح این مثال نه تنها مشکل را به خوبی توضیح داده اید، بلکه راه حل پیشنهادی خود را نیز بیان کرده اید.
۴- به لحن بیان و کلمات خود دقت کنید
استفاده از لغات حرفه ای و جملات طولانی مهارت شما را نشان می دهد، اما هیچ کمکی به فهم مخاطبان نخواهد کرد بنابراین از همان لحن بیان هر روزه استفاده کنید و لغات و اصطلاحات سخت به کار نبرید. اگر شرایط به گونه ای است که باید حتما از لغات پیچیده استفاده کنید، آنها را کامل معنی کنید و برای مخاطب توضیح دهید.
توضیح دادن یک ایده پیچیده کار بسیار سختی است؛ مخصوصا اگر طرف مقابل هیچ شناخت قبلی در مورد آن نداشته باشد. بهترین کار این است که مهم ترین بخش اطلاعات خود را با زبانی ساده و ارائه یک مثال قابل فهم برای مخاطب توضیح دهید. کاری کنید که آنها هم با شما همقدم شوند و ایده تان را بپذیرند.
عضویت در خبرنامه
نظرات بسته شده است.