توصیه هایی کاربردی برای مدیران (۵) / از قانون پارتو استفاده کنید
فعالیت موثر در زمینه کسب و کار عمدتا به معنی اولویت بندی امور مختلف و تمرکز روی کارهای مهم است. واضح است که بعضی امور برای افراد مختلف از اهمیت متفاوتی برخوردار است، با این حال در برنامه ریزی کسب وکار شما باید برخی اصول را در خصوص اولویت بندی فعالیت ها رعایت کنید.
در وهله نخست شما باید در نظر داشته باشید که فعالیت مورد نظر تا چه مقدار اهداف اصلی شرکت را برآورده خواهد کرد. سپس بهتر است به هماهنگی اولویت برنامه ریزی خود با سایر فعالیت های شرکت نیز توجه کنید.
در راستای برنامه ریزی موثر، اصل رایجی در اقتصاد وجود دارد که به نام اقتصاددان مشهور ایتالیایی، ویلفردو پارتو نام گذاری شده است. این قاعده هم اکنون با نام قانون ۲۰/۸۰ پارتو شناخته می شود. این اصل از یک قاعده علت و معلولی برگرفته شده است که حاکی از تاثیر ۲۰درصد اندک در تعیین نتیجه ۸۰ درصد امور است.
برای مثال به طور عمده در شرکت های تولیدی ۲۰درصد خریداران (خریداران ثابت) حدود ۸۰درصد فروش شرکت را شامل می شوند. البته حالت عکس این قانون نیز به کار گرفته می شود. به عنوان نمونه در اغلب اوقات عدم کارآیی و مسئولیت پذیری ۲۰درصد کارکنان و مدیران شرکت، عامل ۸۰درصد اعتراضات مشتریان به کیفیت محصولات محسوب می شود.
از این قانون در زمینه مدیریت و برنامه ریزی صحیح زمان نیز می توان بهره برد. به طور معمول با استفاده از قانون پارتو حدود ۲۰درصد جلسات و نشست های مدیران ارشد شرکت ها ۸۰درصد تصمیمات اساسی این شرکت ها را تشکیل می دهد.
همچنین یک نتیجه قابل توجه دیگر نیز براساس این قاعده در زمینه مدیریت زمان معرفی شده است. در واقع براساس مطالعات گسترده ثابت شده است که تنها ۲۰درصد منابعی که شما برای بهبود اوضاع مدیریت و برنامه ریزی شرکت در راستای صرفه جویی در زمان استفاده می کنید، مستقیما روی ۸۰درصد تصمیمات مدیریتی شما تاثیر خواهد گذاشت.
ایده
همان طور که توضیح داده شد حدود ۲۰درصد از تلاش های شما در زمینه مدیریت زمان، ارتقای کسب و کار، افزایش کارایی کارمندان و همچنین افزایش رضایت مشتریان ۸۰درصد نتایج را رقم خواهد زد. بر همین اساس نکته اساسی که باید به آن دقت کرد تمرکز روی آن دسته از اطلاعات مهم است که ممکن است بخش اصلی نتایج فعالیت شما را تعیین کند.
در همین راستا استفاده از مشاوران باتجربه، کلید حل بسیاری از مسائل است. در حقیقت، مشاوران با در اختیار داشتن تجربه فراوان در زمینه کسب و کار شما می توانند از اتلاف وقت و هزینه شما در انجام کارهای مختلف جلوگیری کنند. البته بدون شک این راهنمایی مشاوران هزینه قابل توجهی را در بر خواهد داشت. با این حال در قبال تجربیات و اطلاعاتی که دریافت می کنید، این هزینه معقول به نظر می رسد.
آنچه در عمل باید انجام دهید
– در خصوص آن ۲۰درصد فعالیتی که سهم زیادی در تعیین نتیجه کار های شما دارد لازم است زمان زیادی را صرف کنید. در حقیقت در بعضی کسب و کارها آن ۲۰درصد فعالیت کلیدی به آسانی قابل رویت است اما در بعضی دیگر نیاز به توجه بالا برای یافتن آنها است.
– مشکل اساسی که در برنامه ریزی مناسب به منظور مدیریت زمان وجود دارد عدم توجه به تمامی زوایای امور و همچنین پیشداوری در مورد یک شیوه مدیریتی معین است. همچنین در تهیه لیست اولویت های اصلی شرکت نیز این مسئله بسیار آشکار است.
در حقیقت بسیاری از مدیران با تصور اطلاع از مشکلات شرکت خود به تهیه لیست اولویت های کاری بدون بررسی دقیق مشکلات اقدام می کنند. این امر به احتمال فراوان موجب از قلم افتادن حجم وسیعی از اطلاعات کلیدی و به تبع آن پایین آمدن تاثیرگذاری برنامه شما خواهد شد.
عضویت در خبرنامه