بیش فعالی در محیط کار
ساعت کاری فشرده هشت ساعته یا بیشتر، رویکردی غیرموثر و منسوخ شده است. اگر شما خواهان بهره‌وری بیشتر هستید، نیاز دارید که این قانون را کنار گذاشته و روش جدیدی پیدا کنید. مقرر شدن ساعت کاری هشت ساعته در طول انقلاب صنعتی به‌عنوان تلاشی برای کاهش تعداد ساعت کاری نیروی کار ایجاد شد که مجبور بودند ساعت‌های زیادی در محل کار به انجام کارهای سخت تن دهند.
این روش اگرچه ۲۰۰ سال پیش برای کاهش فشار کاری کارگران موثر بود، اما امروزه دیگر کارایی خود را ندارد. امروزه هنوز هم از کارمندان انتظار تایم کاری هشت ساعته و بدون استراحت را دارند، به‌گونه‌ای که بسیاری از آنها حتی در تایم ناهار نیز کار می‌کنند! این رویکرد منسوخ شده نه تنها به ما در کار کمک نمی‌کند، بلکه سبب پسروی سازمان ما نیز می‌شود.
بهترین روش برای ساختاربندی روزکاری شما
اخیرا مطالعاتی توسط گروه دراگیم با استفاده از برنامه‌های کامپیوتری برای ردیابی عادات کاری کارمندان انجام گرفته است. این برنامه کاربردی زمانی را که کارمندان به وظایف مختلف می‌پردازند اندازه گرفته و با سطوح بهره‌وری آنها مقایسه می‌کند.
در فرآیند سنجش فعالیت افراد، آنها به نتایج شگفت‌آوری رسیدند: اینکه طول زمان کاری مهم نبود، آنچه مهم بود این موضوع بود که کارمندان چگونه ساعت کاری‌شان را سازماندهی می‌کردند. نتیجه مهم دیگر این بود که افرادی که تایم‌های استراحت کوتاه‌مدت در میان کار داشتند، بهره‌وری بیشتری نسبت به افرادی داشتند که ساعت طولانی مشغول کار بودند.
یک ساعت کار، یک ربع تنفس
نسبت زمان کار به استراحت در حالت ایده‌‌آل ۵۲ به ۱۷ است، یعنی هر ۵۲دقیقه کار نیاز به ۱۷دقیقه زمان استراحت دارد که به طور تقریبی می‌شود هر یک ساعت کار، ۱۵دقیقه تنفس. افرادی که این زمان‌بندی را رعایت می‌کنند دارای سطح منحصر به فردی از تمرکز در کارشان هستند. آنها طی یک ساعتی که کار می‌کردند تقریبا ۱۰۰درصد تمرکز خود را روی کاری که انجام می‌دادند می‌گذاشتند و پس از آن نیاز داشتند که استراحتی کوتاه به خود دهند.
آنها هر دقیقه فیس‌بوک خود را چک نمی‌کردند یا حواس‌شان با ایمیل‌هایی که می‌رسید پرت نمی‌شد. هنگامی که آنها احساس خستگی می‌کردند، تنفسی کوتاه به خود می‌دادند و سعی می‌کردند مدت زمانی کوتاه از محیط کار خود جدا باشند. این کار به آنها کمک می‌کرد که با نیروی بیشتری به سر کار خود برگردند.
مغز نیاز به استراحت دارد
مغز شما به ازای هر یک ساعت کاری نیاز به ۱۵ دقیقه استراحت دارد. اگر این نسبت را در زمان‌های کاری خود رعایت کنید، بهره‌وری شما در انجام کار و رقابت بیشتر می‌شود چرا که ساختار مغز به‌گونه‌ای است که بعد از انجام کار نیاز به استراحت دارد.
مغز به طور طبیعی عملکردهایی در جهت افزایش انرژی دارد و با فواصل کوتاه ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای به حالت پر انرژی خود برمی‌گردد. برای بیشتر ما این جریان طبیعی از انرژی در دوره‌های متمرکز با انرژی بالا و زمان‌های بهره‌وری کم رو به زوال می‌رود، خصوصا هنگامی که خسته بوده یا در شرف حواس پرتی هستیم.
هدفمند بودن
بهترین روش برای از بین بردن خستگی و حواس پرتی در هنگام کار، هدفمند بودن در یک روز کاری است. به جای اینکه فشرده کار کنید و سپس در تلاش برای رفع خستگی خود باشید، هنگامی که میزان بهره‌وری شما رو به کاهش می‌گذارد باید دریابید که این یکی از نشانه‌های نیاز به زنگ تفریح در هنگام کار است. مفهوم تایم‌های استراحت زمانی پررنگ‌تر می‌شود که شما به دنبال بهره‌وری بیشتر در روز کاری خود باشید.
معمولا ما می‌گذاریم خستگی به ما فائق آید، چرا که به کار کردن با خستگی و انرژی کم ادامه می‌دهیم و تلاشی برای رفع آن انجام نمی‌دهیم. زمان‌های استراحتی که برای خود در نظر می‌گیریم معمولا نامناسب است و حتی در زمان‌هایی مانند تایم ناهار نیز در حال کار کردن هستیم. به یاد داشته باشید که چک کردن ایمیل‌ها یا تماشای یوتیوب به اندازه یک پیاده روی کوتاه سبب شارژ شما نمی‌شود.
مسئولیت روز کاری خود را به عهده بگیرید
روزهای کاری هشت ساعته می‌تواند به بهره‌وری و اثربخشی بیشتر منجر شود به شرطی که فواصل زمانی استراتژیکی برای استراحت در آن لحاظ شود. هنگامی که شما انرژی خود را با تلاش‌های‌تان هماهنگ می‌کنید، امور با تسهیل بیشتری پیش خواهد رفت. در زیر گام‌هایی برای اجرای هر چه بهتر این هماهنگی ارائه می‌شود.
روز خود را به فواصل زمانی تقسیم‌بندی کنید
ما به طور طبیعی برای آنچه در هفته یا ماه آینده قصد انجامش را داریم برنامه می‌چینیم، اما بهتر است بر کاری که در حال حاضر در حال انجام دادن آن هستیم تمرکز کنیم. برای رسیدن به هماهنگی درست، برای ساعت کاری روز پیش رو برنامه بریزید و بدانید که اگر هر روز کار خود را درست انجام دهید در آخر هفته به اهداف و برنامه‌های خود دست خواهید یافت.
اولویت‌بندی کنید
ما به‌صورت خدادادی به سمت کارهایی می‌رویم که آنها برای ما جذاب‌تر باشند و ساده‌تر، ولی شاخص بهره‌وری می‌گوید از مهم‌ترین کار خود شروع کنید. آن را فوری بپندارید و سریع‌تر از شر آن خلاص شوید.
در نتیجه شما می‌توانید کارهایی که دوست داشتنی‌تر است را انجام دهید و در زمان کمتر اثربخشی بیشتری در کار خود داشته باشید. وقتی که شما سعی می‌کنید ۱۰ تا کار را همزمان انجام دهید، در آخر شما هیچ یک را درست انجام نداده‌اید. چندکارگی شما را کند می‌کند و از پردازش درست و دقیق اطلاعات توسط شما جلوگیری می‌کند. اغلب اوقات باعث می‌شود شما به عقب برگردید و یک چیزی را دوباره بخوانید یا چک کنید. در نتیجه در حال زندگی کنید و تنها روی یک کار تمرکز کنید و آن را خوب انجام دهید.
قدر ساعت کاری خود را بدانید
استراتژی فواصل زمانی و اولویت‌بندی به شما کمک بسیاری می‌کند، چرا که شما از بیشترین سطح انرژی برای رسیدن به بیشترین تمرکز در یک بازه زمانی نسبتا کوتاه بهره خواهید برد. هنگامی که شما زمان خود را با اموری مانند ارسال پیامک، چک کردن ایمیل یا انجام کارهایی مانند سر زدن به فیس‌بوک هدر می‌دهید، در واقع در رسیدن به هدف خود کوتاهی می‌کنید.
هنر سازماندهی زمان
اغلب می‌شنویم که صاحبان کسب وکار می‌گویند که تعداد کارکنان بعضی بخش‌ها خیلی زیاد است، زیرا آنها همیشه ساعت‌های زیادی را تلف می‌کنند تا کار را انجام دهند. اما این طور نیست. اگر شما نمی‌توانید در یک روز عادی کاری، کارتان را انجام دهید پس احتمالا فاقد مهارت‌های تمرکز، اهرم و تفویض اختیار (واگذاری) هستید یا مدیری هستید که در استفاده از زمان ضعیف است.
مدیریت زمان، هنر سازماندهی خودتان است تا بتوانید تمام کارهای‌تان را در یک روز کاری استاندارد انجام دهید و کارهای زیردستان را مدیریت کنید. اگر شما مدیریت زمان را با مهارت‌های دیگرتان ترکیب کنید می‌توانید بهره‌وری بالایی در یک روز کاری به‌دست آورید و نیازی به ساعات اضافی ندارید.
سازماندهی یک روز از پایان روز قبلی شروع می‌شود. اگر شما این کار را هنگام استراحت‌تان انجام دهید مغزتان به شما کمک خواهد کرد کارآمدتر باشید. تخمین زده شده ۵۰درصد از زمان استراحت وقف سازماندهی مغز و ساختار دادن به دانش و تجربیات به دست آمده در طول روز می‌شود. اگر شما کارهای روز بعدتان را برنامه‌ریزی کنید متوجه می‌شوید فرآیند‌های طبیعی ذهن در زمان استراحت با شما کار می‌کنند تا به شما در تحقق برنامه‌های‌تان کمک کنند. مبانی مدیریت زمان را یاد بگیرید و هر روز از آنها استفاده کنید.
ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com
عضویت در خبرنامه