Take a fresh look at your lifestyle.

چگونه به عنوان یک مدیر بهترین استفاده را از زمان ببریم

زمان یکی از با ارزش ترین دارایی های هر انسانی است و با هیچ قیمتی نمی توان آن را خرید، بنابراین بسیار مهم است که بدانیم آن را چگونه سپری کنیم تا بتوانیم برنامه ریزی بهتری داشته باشیم.

همانطور که می دانید هر روز از ۱۴۴۰ دقیقه تشکیل شده است. آیا می دانید چند دقیقه از زمان خود را روزانه برای کسب درآمد سپری می کنید؟ یا مهم تر از آن آیا می دانید روزانه چند دقیقه از زمان تان برای انجام کارهایی سپری می شود که روی دنیای اطراف تأثیر می گذارند؟ بسیاری از کارآفرینان فکر می کنند باید در طول روز بسیار سخت کار کرده و از هر دقیقه زمان خود به بهترین نحو برای رشد کسب وکار استفاده کنند تا بتوانند به موفقیت دست یابند. درصورتی که این طرز تفکر صحیح نیست. کار کردن به مدت ۲۴ ساعت در هفت روز هفته روی سلامت روان تأثیر منفی می گذارد و باعث بروز بیماری هایی مانند افسردگی و برهم خوردن روابط خانوادگی و دوستانه می شود.

مت کوهن (Matt Kohn)، بنیان گذار و رئیس رشد شرکت Hunger Media است. این شرکت یک برند سبک زندگی است و با ارائه سیستم های اتوماتیک سازی به صاحبان آژانس های دیجیتال کمک می کند کارهای خود را در مدت زمان کمتری انجام دهند. بنیان گذار این شرکت مدتی به صورت آزادکاری کار می کرد و خودش را تحت فشار قرار داده بود. این فشار تأثیر منفی روی زندگی او گذاشته بود، اما توانست با برنامه ریزی صحیح برای استفاده مفید از زمان از این موقعیت خارج شود و شرکتش را به یکی از بهترین آژانس های مشاوره تبدیل کند. استراتژی او به کارآفرینان کمک می کند کسب وکار خودشان را تنها با ۲۰ ساعت کار در هفته مدیریت کنند. در ادامه به نقل از مقاله زومیت به بررسی بیشتر استراتژی او برای مدیریت زمان و تغییر سبک زندگی می پردازیم.

بدانید که زمان خود را برای چه کاری صرف می کنید

اگر نمی دانید زمان خود را برای انجام چه کاری صرف می کنید پس چگونه می خواهید آن را مدیریت کنید؟ اغلب کارآفرینان در طول روز بدون اینکه خودشان متوجه باشند درگیر انجام میلیون ها کار متفاوت می شوند. رسیدن به خودآگاهی اولین گام برای ایجاد هر نوع تغییری در زندگی است، بنابراین پیش از انجام هر برنامه ریزی مشخص کنید که در حال حاضر زمان خود را برای انجام چه کارهایی سپری می کنید.

برای اینکه به دید بهتری برسید تک تک کارهایی را که در طول روز انجام می دهید به مدت چهار هفته یادداشت کنید. افرادی که به صورت آنلاین کار می کنند می توانند از اپلیکیشن هایی مانند Toggl برای این کار استفاده کنند. زمان زیادی برای انجام این کار صرف نکنید فقط کافی است هر کاری را که انجام می دهید به همراه مدت زمان تخمینی آن یادداشت کنید. بعد از گذشت چهار هفته به دید خوبی خواهید رسید و متوجه می شوید که در طول روز زمان تان صرف انجام چه کارهایی می شود. به عنوان مثال مقدار ساعاتی که می خوابید، مدت زمانی که در شبکه های اجتماعی سپری می کنید و هر کار دیگری را به طور دقیق متوجه خواهید شد. مطالعه دقیق این لیست کمک می کند به خودآگاهی برسید و این کلید اصلی برای ایجاد تغییر در زندگی و رشد آن است.

کارهای تان را فیلتر کنید

کارآفرینان و صاحبان کسب وکار باید کارهای زیادی برای حفظ روند رشد کسب وکار انجام دهند، اما تعداد کمی از آنها نیاز به دخالت مستقیم این افراد دارند. بسیاری از این کارها ضروری هستند، اما می توانند توسط سایر کارمندان انجام شوند و نیازی به حضور کارآفرین ندارند. بعد از یادداشت کارهای روزانه و مدت زمان تخمینی آنها کمی زمان بگذارید و هر کدام از آنها را از فیلترهای زیر عبور دهید:

۱- آیا می توان این کار حذف کرد؟ با خودتان صادق باشید و ببینید آیا کاری که انجام می دهید با ارزش است و درآمدی برای تان دارد یا خیر. بسیاری از ما زمان خود را صرف انجام کارهایی می کنیم که ضرورتی بر انجام دادن شان وجود ندارد.

۲- آیا می توان این کار را به صورت اتوماتیک انجام داد؟ ما در دنیای پیشرفته ای زندگی می کنیم و بسیاری از کارهای تکراری را می توان با تکیه بر تکنولوژی پیش برد. کارهایی مانند پست های شبکه های اجتماعی، حسابداری و… می توانند با صرف هزینه اندکی انجام شوند و در عوض در زمان ما صرفه جویی کنند.

مطلب مرتبط: ۶ راهکار ساده برای استفاده بهینه از زمان

۳- آیا می توان کار را به شخص دیگری سپرد؟ اگر نمی توانید کار را حذف کنید یا به صورت اتوماتیک انجام دهید بهتر است انجام آن را به شخص دیگری بسپارید. کافی است یک دستیار شخصی به صورت ساعتی استخدام کنید تا کارهای تان را انجام دهد. این افراد مهارت های زیادی دارند و می توانند کارهایی مانند تولید محتوای سایت، طراحی سایت و مدیریت فروشگاه اینترنتی را انجام دهند.

کارهایی که هرگز نباید به شخص دیگری بسپارید همان کارهایی هستند که انجام شان دلیل اصلی رشد شرکت بوده و به استعداد ذاتی شما وابسته است. زمان خود را روی کارهایی بگذارید که از انجام دادن شان لذت می برید. سایر کارها می توانند نادیده گرفته شده، اتوماتیک سازی شده یا به شخص دیگری واگذاری شوند.

زمان خود را بهینه کنید

حال که همه کارها را از فیلتر عبور دادید زمان پیاده سازی و بهینه سازی فرا رسیده است. کارهای تکراری را طبقه بندی کنید، کارهایی را که کم ارزش هستند و نیاز به مهارت های اضافه دارند کنار بگذارید و تا جای ممکن با بهره گیری از تکنولوژی وظایف خود را به صورت اتوماتیک انجام دهید. درواقع بعد از اعمال فیلترهای مورد نظر، کارهایی که باقی می مانند همان کارهایی هستند که باعث رشد و توسعه کسب و کار می شوند. به عنوان مثال کارهایی مانند تعیین استراتژی کسب وکار، توسعه محصول، توسعه بازار، بهینه سازی سیستم و پردازش ها، مذاکره برای قراردادهای جدید و تعیین استراتژی فروش در این دسته قرار می گیرند.

هرقدر برنامه منظم و ساخت یافته تری داشته باشید، زمان و انعطاف پذیری بیشتری برای کارهای روزمره خود خواهید داشت. گروه بندی کردن کارها و قرار دادن کارهای مشابه در هر دسته بهترین راه برای برنامه ریزی است. بعد از تعیین زمینه کاری برای هر روز، مسئولیت های مربوطه را به آن دسته بندی اضافه کنید. مرحله بعدی این است که به برنامه ریزی خود احترام بگذارید و به آن پایند باشید.

نتیجه گیری

هر روز تنها از ۱۴۴۰ دقیقه تشکیل شده است و انسان های موفق می دانند که زمان با ارزش ترین دارایی شان است. وقتی که از این دارایی عاقلانه استفاده کنید، می توانید برای کسانی که دوست دارید و کارهایی که از انجام دادن شان لذت می برید نیز زمان صرف کنید.

نظرات بسته شده است.