به مواردی که حواس شما را پرت خواهد کرد، نه بگویید

فرصت امروز: ما انسان ها از عدم تمرکز در رنجیم. نمی توانیم روی یک مسئله متمرکز شویم و این بزرگ ترین ضعف ما برای رسیدن به هدف و نتیجه است. دونده ای را در نظر بگیرید که در بزرگ ترین مسابقه عمر خود شرکت کرده است؛ با آمادگی کامل. همه چیز طبق برنامه است. او در نقطه شروع، استارت را به خوبی زده، از رقبا پیشی گرفته، اما همین که به نیمه راه می رسد، خودش را جلوتر از بقیه می بیند. تمرکزش به جای اینکه به مسابقه باشد، به پشت سرش است؛ جایی که دیگران هستند و او نیست. این غرور نیست که او را به شکست وامی دارد، بلکه عدم تمرکز او به خط پایان است که نمی گذارد پیروز شود.

وقفه های ایمیلی پشت سرهم، استفاده از گوشی های هوشمند یا همکاران پرحرف، حواس پرتی های کاری است که در بسیاری از دفاتر کاری رواج دارد. ۹۵درصد کارمندان آمریکایی می گویند که برای حفظ تمرکز در حین کار با مشکل مواجه هستند. برای فرار از این حواس پرتی ها چه باید کرد؟ بدون شک عدم تمرکز باعث خواهد شد نتوانید به بهترین شکل کار خود را انجام دهید و ضریب خطای شما به طرز چشمگیری بالا خواهد رفت.

با نگاهی به برنامه کاری مدیران به این نکته پی خواهید برد که آنها حجم کاری زیادی دارند و همین امر باعث می شود به زمان زیادی برای انجام آنها نیاز داشته باشند. با این حال یکی از مواردی که منجر به این می شود تا آنها نتوانند در این امر موفق باشند این است که در هر کاری یکسری حواشی و کارهای فرعی وجود دارد که انجام دادن آنها اگرچه از جذابیت بالایی برخوردار است اما تغییر مهمی در روند شرکت ایجاد نخواهد کرد.

این موارد باعث خواهند شد تا مدیران نتوانند زمان کافی به کار خود اختصاص دهند. بهترین اقدام این است که ابتدا بدانید که چه کارهایی اولویت های شما محسوب می شوند و تا زمانی که آنها را به پایان نرسانده اید، نباید به فکر انجام کار دیگری باشید. برای مثال نشست هایی که مدیران به آن دعوت می شوند اگرچه جذابیت بالایی دارد اما ضروری نیستند و در شرایطی که کارهای مهم تری برای انجام دادن وجود دارد، بهتر است از رفتن به آنجا امتناع بورزید.

درواقع لازم است جهت موفقیت و حفظ تمرکز کاری خود به مواردی که حواس شما را پرت خواهد کرد، نه بگویید.

ایده

این  یک سوال بنیادی است که باید به درستی موشکافی شود زیرا بدون دانستن تعریفی جامع و کامل از تمرکز نمی توانیم به اهداف تعیین شده خود دست یابیم. تمرکز تعاریف مختلفی دارد ولی بهترین آنها می گوید که تمرکز یعنی اینکه ذهن خود را به جای فکر کردن و درگیر شدن درباره چند موضوع، روی یک موضوع خاص متمرکز کنیم. یعنی اینکه زمانی که می خواهید کاری را انجام دهید لازم است که به دیگر امور فکر نکنیم تا بتوانیم با حداکثر توانایی ذهن مان گوشه های نهان آن موضوع خاص را واکاوی کنیم، زیرا ذهن هر شخص توان خاص و البته محدودی دارد و نمی تواند هراندازه بخواهد روی چند موضوع یا حتی یک موضوع تمرکز کند. به همین خاطر لازم است روی کاری که مشغول انجام دادن آن هستید به اندازه کافی تمرکز داشته باشید و عواملی را که منجر به برهم خوردن آن می شود شناسایی و حذف کنید.

جیکوب والنبرگ، کارآفرین، بانکدار و مدیر ارشد اجرایی سوئدی است که در حال حاضر به عنوان رئیس هیأت مدیره شرکت اینوستور آب و عضو هیأت مدیره شرکت کوکاکولا، اطلس کوپکو، ساس گروپ، اس ای بی، گروه AB و اریکسون فعالیت می کند.

وی در مصاحبه ای بیان کرد که پدربزرگ او هفت روز هفته را کار می کرد و هیچ بهانه ای باعث نمی شد او از کار خود دست بکشد. همین امر هم باعث می شد تا وی بتواند با تمرکز کافی کار خود را انجام دهد. بسیاری علت موفقیت این خانواده را در همین امر می دانند. با این حال این امر بدین معنا نیست که آنها فقط کار می کنند بلکه آنها اولویت بندی درستی را انجام داده اند که باعث می شود بتوانند هر کاری را در زمان درست انجام دهند.

برندا بارنز، ۲۲ سال در پپسی کولا بود و سال ۲۰۰۴ به این کمپانی پیوست و مدیرکل و مدیرعامل سارا لی انتخاب شد. باور وی این است که یکی از دلایل بزرگ موفقیت وی در این بوده است که توانایی نه گفتن را به راحتی داشته باشد. همین امر هم باعث می شد از انجام کارهایی که وی را از هدفش دور می ساخت، به دور باشد. به همین خاطر هم است که او توانست خود را در بین ۱۰۰ زن قدرتمند جهان جای دهد. وی اولویت های اصلی زندگی خود را کار و خانواده اش می داند و همین امر باعث شد اولویت کارهایش را براساس آنها شکل دهد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

– بعد از هرکار فکری و با دقت بالا، حتما به ذهن تان آرامش و استراحت دهید و کاری را انتخاب کنید که برای انجامش نیاز به دقت و فکر ندارید.

– اختصاص دادن وقت به همکاران تان موجب حواس پرتی شما می شود. در یک اداره شلوغ، افراد مرتبا درحال رفت و آمد و گفت و گو هستند. اگر شما یکی از اعضای یک تیم کاری هستید مرتبا باید با شما در ارتباط باشند. برای گفت و گو با سایرین، زمان مناسبی را اختصاص دهید. به جای اینکه هر ۱۰ دقیقه یک بار کسی کنار میز شما بایستد و از شما سوال کند، زمانی را مثلا بین ساعت ۲ تا۴ بعدازظهر به این کار اختصاص دهید. به این ترتیب در سایر اوقات، شما تنها مشغول کار خود خواهید بود.

– از بسته بندی زمان استفاده کنید. بدین ترتیب که به جای تمام کردن یکباره کارها، برای مدت زمان های محدودی مثلا نیم ساعت روی آن کار کنید. در طول این مدت زمان مشخص، یا کار به اتمام می رسد یا بقیه آن به زمان دیگری موکول می شود. روز دیگر، دوباره بخشی از آن پروژه کاری را به دست بگیرید. به این ترتیب، کار شما همیشه برای تان تازگی دارد و تمام اوقات کاری شما را پر می کند.

– همان اول صبح، پیغام ها و ایمیل های شخصی خود را چک نکنید. این کار موجب حواس پرتی شما می شود. مخصوصا اگر این پیغام ها حاوی مطالب سرگرم کننده، طنز یا فیلم باشند. اگر مراقب نباشید، ممکن است به این ترتیب ساعت ها وقت خود را هدر دهید. به جای اینکه به محض ورود، ایمیل های خود را چک کنید، مستقیما کار خود را آغاز کنید. این روش شما را برای شروع یک روز کاری آماده می کند.

– در کامپیوتر خود از فایل های میانبرshortcut استفاده کنید. اگر می دانید که در روز باید به یک فایل خاص چندین  بار سر بزنید، بهتر است راه میانبری برای دسترسی به آن ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر یک پروژه کاری مرتبا باید در دسترس شما باشد، برای آن یک shortcut درست کنید تا به جای جست و جو در فایل های متعدد، با یک کلیک وارد آن شوید.

– حجم کاری بالا باعث می شود زمان مدیران بسیار کم جلوه کند. به همین خاطر اهمیت اولویت بندی و مدیریت زمان برای آنها از اهمیت دوچندان برخوردار است.

– زمانی را برای استراحت خود در نظر بگیرید. انجام یکباره چند کار بدون شک فشار زیادی را به شما وارد خواهد ساخت و انرژی شما را به سرعت تحلیل می برد. این امر در درازمدت منجر به این خواهد شد که زمان زیادی را برای بازیابی توان خود نیاز داشته باشید. برای جلوگیری از این اتفاق بهتر است برای خود زمانی هرچند کوتاه برای استراحت، تعیین کنید.

– سخت ترین کارها را زمانی که بیشترین آمادگی و هوشیاری را دارید، انجام دهید. این به افزایش تمرکز شما کمک می کند.

– فهرستی از کارهایی که هر روز باید انجام دهید تهیه کنید. بدین ترتیب حداقل عدم تمرکز شما باعث نخواهد شد که کارهایی را فراموش کنید و درست هنگامی که شب برای خوابیدن به تخت می روید آنها را به یاد بیاورید. هنگام تهیه فهرست می توانید ترتیب کارها را نیز لحاظ کنید، برای مثال کاری را که در نخستین ساعت های وقت اداری باید انجام دهید ابتدای فهرست بنویسید.

عضویت در خبرنامه